Юридически значимый документооборот: поиск решений

23.05.14

23 мая 2014 года юридически значимому электронному документообороту в России исполняется 2 года. Ровно 2 года назад стали легитимны. А значит, компании получили реальную возможность обмениваться документами в электронном виде, без дублирования на бумаге.

Накануне этой даты в Москве состоялась двадцатая юбилейная выставка-конференция Docflow-2014. Одним из ярких событий мероприятия стал круглый стол по юридически значимому документообороту в России. В дискуссии приняли участие Эдуард Шифман, руководитель стратегического направления ЭДО компании СКБ Контур, Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs, Максим Еременко, ответственный за развитие направления «Обмен Электронными Документами», компания 1С, Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации, ЗАО «Компания ИнтерТраст», Игорь Зеленько, коммерческий директор Корус Консалтинг.

Тема внедрения ЭДО на российских предприятиях вызывает множество обсуждений. Хотя преимущества для большинства очевидны (сокращение затрат на хранение и обработку документов, экономия времени и т.д), есть целый ряд моментов, которые вызывают опасения и мешают бизнесу начать обмениваться электронными документам прямо сейчас.

Одной из таких проблем является отсутствие роуминга между рядом операторов ЭДО. «Проблема роуминга многогранна. Она напоминает ситуацию по зарождению роуминга между операторами сотовой связи. Сейчас операторы ЭДО действуют поступательно. Например, в прошлом году между нами и СКБ Контур было подписано первое в России роуминговое соглашение о переводе обмена электронными документами в режим промышленной эксплуатации», - рассказал на круглом столе Игорь Зеленько.

В свою очередь, Эдуард Шифман отметил, что большинству компаний на начальном этапе внедрения ЭДО может не потребоваться роуминг: «Стартовать проект можно с одним оператором, который подключит 15-20 % контрагентов. Затем привлекать других крупных операторов, которые смогут настроить роуминг между собой».

Согласно , сегодня еще ряд операторов ЭДО осуществили тестовые обмены документами и ведут подготовку к промышленной эксплуатации роуминга.

Еще одним важным ограничением распространения ЭДО в России является низкая мотивация контрагентов. В России отмечается различный уровень готовности к ЭДО у разных групп предприятий и отраслей. Большинство не готово к массовому переходу на ЭДО. Но есть отрасли-исключения. Например, ритейл пришел к пониманию необходимости внедрения ЭДО естественным образом. На российский рынок ЭДО принесли международные торговые сети, благодаря им постепенно начала выстраиваться схема электронного взаимодействия. В дальнейшем сети сами начали заставлять поставщиков переходить на электронный документооборот. Это было необходимостью для всех сторон.

Также среди сдерживающих факторов компании отметили такую проблему: сегодня не определены требования по хранению электронных документов. Если электронная подпись действует год, а электронный счет-фактуру нужно хранить четыре года, то как доказать юридическую значимость документа. По Федеральному закону № 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись обеспечивает электронному документу юридическую значимость. Но в спорных ситуациях, помимо авторства и целостности документа, необходимо подтвердить, что квалифицированный сертификат был действителен на момент подписания. Самое простое решение — применение усовершенствованной электронной подписи. Например, для доказательства момента подписи Удостоверяющий центр СКБ Контур настроил собственный сервис штампа времени TSP. При использовании этой технологии в процессе создания электронной подписи происходит обращение к специальному независимому серверу, который фиксирует точное время подписания электронного документа и при этом не нарушает конфиденциальность подписываемого документа.

Кроме того, в ноябре Распоряжением Правительства от 10.02.2014 №162-р была утверждена «дорожная карта» по совершенствованию налогового администрирования.

Это перечень мер, которые призваны упростить взаимодействие государства и бизнеса и повысить эффективность компаний и экономики России в целом. Согласно ему, должен быть разработан порядок хранения архивов первичных и отчетных документов в электронном виде. Также будет описан порядок перевода бумажных документов в электронный вид. Многие из предусмотренных дорожной картой мер уже воплощаются в жизнь.

Так, разработан проект Федерального закона, который поможет решить проблему «НДС на стыке периодов» (проблемы «заднего числа»), уже используется универсальный передаточный документ и т д.

В целом можно надеяться, что запланированные меры действительно сделают ЭДО и взаимодействие с контролирующими органами через интернет еще более удобными для бизнеса.