Юридические нюансы использования ЭЦП

Несмотря на то, что электронная цифровая подпись (ЭЦП) или просто электронная подпись (ЭП) применяется в рамках документооборота давно (с момента принятия закона в 2002 году), есть еще ряд нюансов и аспектов, которые требуют уточнения.

В данном материале мы рассмотрим ключевые вопросы, которые интересуют физлиц, юрлиц и ИП относительно применения цифровой подписи, ее юридической силы и правовой значимости.

Что такое электронная подпись с юридической точки зрения?

Электронная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, который позволяет подписывать документы и вести документооборот в электронно-цифровой среде.
С юридической точки зрения это информация, которая представлена в виде сложного кода и которая позволяет определить (идентифицировать) лицо, подписывающее документ. По сути, подписанный ЭП документ идентичен документу, который оформляется в бумажном виде. Благодаря ЭЦП удалось автоматизировать процессы, ускорить делопроизводство, оплату счетов, заключение договоров, совершение сделок. На практике это стало прорывом в делопроизводстве.
Но есть уязвимости и пробелы в законодательстве РФ, поэтому не все действия, совершенные в электронно-цифровом поле, можно удостоверять ЭЦП.

Юридическая сила документов, подписанных ЭЦП

ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит нам о том, что любой документ можно заменить на электронный, если применяется ЭП. У организаций еще больше возможностей: они могут перевести в электронно-цифровой вид еще и печать.

Таким образом, правовая сила документов, оформленных на бумажных и электронно-цифровых носителях, равнозначна. Но при условии, что соблюдены все иные законодательные акты, предписания и нормативы и не нарушены права тех, кто является участником двухсторонних договоренностей.

Какие виды ЭЦП признаются в суде?

Согласно ФЗ, суд не запрещает использовать в качестве доказательств документы, которые были подписаны ЭЦП. Имеют силу все виды подписей:

• простая (представляет собой несложную комбинацию данных, которая позволяет удостоверять действия пользователя: вход в личный кабинет, регистрацию и др., и которая представляется в виде СМС-кода, пароля или иных буквенно-символьных значений);
• усиленная неквалифицированная (представляет собой зашифрованный код, позволяет подписывать большое количество заявлений, справок, согласий, но не дает возможности вести документос государством, а при взаимодействии с другими физическими, юридическими лицами, ИП обязательно оформление дополнительного соглашении о согласии на применение такой подписи);
• усиленная квалифицированная (уникальный зашифрованный код, который формируется с помощью криптографической программы, аккредитованной в Минцифры РФ).

Суд рассматривает, но на практике не всегда учитывает приоритетной, значимой простую или усиленную подпись. Да, она удостоверяет, но не говорит о полном информировании пользователя, о том, что он несет ответственность за совершенные действия. Ввиду чего эту лазейку в законодательстве могут использовать недобросовестные лица.

Когда электронная подпись имеет такую же силу, как собственноручная?

Только усиленная квалифицированная подпись имеет полную юридическую силу, так имеет личные данные пользователя, обеспечивает возможность его идентифицировать.
ИП и организации зачастую используют именно усиленную квалифицированную подпись.

Как подтвердить подлинность ЭЦП?

Прежде чем совершать какие-либо действия с контрагентами, следует проверить подлинность подписи.
Срок действия ЭЦП может закончиться, и возможно, что вносились какие-либо изменения или при создании ключа произошел технический сбой. В этом случае подписанные акты, сделки, договора будут недействительны с точки зрения законодательства, и вы можете понести значительные финансовые, репутационные и иные потери. Регулирование таких спорных вопросов весьма осложнено.
Поэтому лучше проверять подлинность ЭЦП через государственный портал Госуслуги или через специальные сервисы, которые дают ответ в течение 1-2 минут. Лучше использовать Госуслуги, так как они дают достаточно полную информацию: кто владелец, кто выдал и др.

Риски и споры, связанные с использованием ЭЦП

Несовершенства в российском законодательстве привели к тому, что сейчас в судах на рассмотрении достаточно большое количество дел.
Во-первых, нет уверенности в том, что ставит ЭЦП ставит именно ее владелец. Можно мошенническим способом завладеть подписью, и далее совершать сделки, продажи и др. Достаточно много микрокредитов взято мошенниками именно благодаря краже ЭП.
Во-вторых, есть пробелы в законодательстве, и этим могут воспользоваться недобросовестные контрагенты. Поэтому юристы советуют заключать дополнительные соглашения, в которых подчеркивается возможность и правомерность применения ЭЦП.
В-третьих, есть конкурентная борьба в крупном бизнесе, и хищение ключа может быть связано с ограничением возможности участия в торгах, закупках, тендерах.
В-четвертых, есть риск того, что центр выдачи подписи окажется ненадежным. Уже были инциденты, когда Минкомсвязи штрафовал такие центры в связи с выявленными нарушениями (вплоть до лишения аккредитации).

Как защитить свою ЭЦП от неправомерного использования?

Рекомендации экспертов:

• хранить закрытый ключ в безопасном месте;
• использовать сложный код для доступа к устройству, ПК, планшету и менять его по графику (не реже 1 раза в год, а также менять сразу при увольнении ответственных лиц, которые имели доступ к ключу);
• применять только проверенное криптографическое ПО и своевременно устанавливать обновления;
• защищать компьютер антивирусом;
• не хранить резервные копии ключей на общедоступных носителях и не пересылать по электронной почте;
• при подозрении на взлом немедленно отозвать сертификат и сгенерировать новый ключ;
• разграничить права пользователей и минимизировать количество людей, имеющих доступ к ЭЦП.

Электронная подпись в договорных отношениях

В договорных отношениях ЭЦП использовать можно, но должно быть соглашение, согласно которому стороны признают бумажные и электронно-цифровые документы равнозначными.
Важно указать, что вы признаете всю документацию равнозначной: договоры, приказы, акты, записки, заявления и др.

Правила хранения и передачи ключей ЭЦП

Хранить ключ следует в сейфе и на том носителе, к которому есть доступ только у ограниченного числа людей. После покупки лучше поменять пароль.
Нельзя хранить резервные копии на ресурсах, к которым есть общий доступ или которые легко можно взломать.
Стоит понимать, что крайне важна работоспособность ПК, через который ведется документооборот, ставится ЭЦП. Если он выйдет из строя, на время его ремонта вы потеряете возможность подписывать акты, договоры, счета и др. В частности, если подключена защита от копирования.
Не следует пересылать ключи по электронной почте, через мессенджеры и др. Доступ к ЭП должен осуществляться только по пин-коду. Ни в коем случае пароли и коды не хранить на бумаге.

Ответственность за нарушение правил использования ЭЦП

В РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил использования ЭЦП и они представлены в Статье 13.33 КоАП.
Несут ответственность и центры, которые выдают сертификаты, и юридические лица, и частные лица, и ИП.
Могут быть наложены штрафы до 500 000 руб. в зависимости от того, какие именно нарушения выявлены.
Если речь идет о мошенничестве, в данном случае может быть открыто уголовное дело. На практике таких случаев все больше, так как ФСБ и другие структуры также совершенствуют свои подходы к выявлению неправомерного использования ЭЦП, и статистика по раскрытию дел становится более оптимистичной.

Использование ЭЦП в суде: практика и доказательства

Документация, подписанная ЭЦП, может быть как неоспоримым, так и сомнительным доказательством.
Пример сомнительного доказательства: если пользователь воспользовался услугами сайта по подбору недвижимости, консультировался с агентом, но при этом не давал согласие на совершение сделки при помощи ЭЦП. В этом случае агент не может рассчитывать на получение агентской комиссии за свои услуги: невозможно через суд с физического лица получить вознаграждение, даже если это было обговорено в мессенджере, по телефону или есть соответствующие объявление на сайте.
Также арбитражный судья может отказать в удовлетворении иска, если использовалась ЭЦП без надобности. Например, если физическое лицо лично обратилось в банк, была возможность оформить документы собственноручно для открытия дебетового счета или вклада, но в дальнейшем ему были навязаны услуги, без его согласия был зарегистрирован аккаунт на сайте или в приложении. В этом случае действия сотрудников банка могут быть признаны неправомерными.
Суд может считать электронно-цифровой документооборот, наоборот, приоритетным. Например, если ЭЦП подписана товарная накладная, один из участников получил товар, но не признает это. В данном случае наличие подписанной накладной может говорить о совершении сделки, таким образом, суд, скорее всего, встанет на сторону поставщика товара.

На что обратить внимание при подписании документов онлайн?

Оспорить факт подписания ЭЦП сложно, особенно если это квалифицированная подпись.
Поэтому внимательно изучайте документы, даже если на это требуется время. Проверяйте подлинность ЭЦП и сроки. Если есть возможности, проверьте, нет ли арбитражных дел у вашего заказчика/партнера именно по вопросу оспаривания сделок.

Юридические особенности ЭЦП для физлиц, ИП и юрлиц

Физлицам для получения ЭЦП достаточно предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН. Юрлицам и ИП нужны в дополнении к паспорту, СНИЛСу, ИНН руководителя также ИНН организации.
У физлиц сертификат действует 12 месяцев, у юрлиц – 15 месяцев. И стоит понимать, что у руководителя может быть только одна ЭП. Если меняется руководство, необходимо отозвать ЭП и выпустить новый сертификат.

Заключение: как безопасно использовать ЭЦП в рамках закона

Современные электронно-цифровые средства позволяют использовать ЭЦП в рамках закона для реализации большого спектра задач.
Чтобы была обеспечена ваша безопасность как организации или физлица, будьте особенно внимательны при хранении ключа и следите за тем, чтобы доступ был только у ограниченного количества людей. В случае сомнений лучше поменять пароли или отозвать сертификат и выпустить новый.
Электронная безопасность начинается с малого – с личной ответственности того, кто владеет ЭЦП. Увы, правовое поле несовершенно, но при грамотном выстраивании работы с ЭЦП можно минимизировать риски и угрозы как для вашего предприятия, так и для частного лица. Если вы хотите получить ЭЦП, мы готовы вам в этом помочь – подробная информация представлена здесь.