Топ самых частых ошибок при сдаче электронной отчётности

Даже опытные бухгалтеры нередко совершают ошибки при сдаче электронных отчетных документов. Если учитывать количество компаний, то можно представить, сколько неправильно оформленных отчетов поступает в ФНС в течение года. Несмотря на большие масштабы, отделения ФНС и СФР скрупулезно проводят проверку всех поступающих документов и выявляют до 99 % неточностей. Поэтому не стоит рассчитывать на то, что что-то ускользнет от глаз ведомства.

В данном материале мы рассмотрим основные ошибки, которые допускают бухгалтеры при заполнении электронных документов для налоговой, социального фонда, Росстата, и дадим рекомендации по ведению отчетностей.

Наиболее распространённые ошибки при сдаче электронной отчётности

Электронные формы упростили бухгалтерам документооборот. Во многих случаях данные можно продублировать из прошлых отчетов, просто заново рассчитав суммы по страхованию, налогам и пр.

Несмотря на это, есть проблемные поля, которые вызывают сложности у бухгалтеров:

• Ошибочное указание номера КПП плательщика. Часто вместо данных бухгалтеры указывают КПП головного офиса компании. Чтобы получить точные данные, можно запросить у инспекции сведения по всем подразделениям и филиалам организации – так вы будете точно знать, какое КПП указывать.
• Неправильное указание КБК. Опять же, эти данные бухгалтеры могут получить при запросе в налоговую.
• Неправильное определение типа документации. Ведомство может не принять отчет, если он неправильно идентифицирован.
• Неправильное указание кода инспекции. Необходимо указать данные ИФНС по месту учета вашего главного офиса.
• Использование устаревших/неактуальных электронных шаблонов. Бухгалтеры должны иметь актуальные версии, применяя электронную подпись.

Также нередко выявляется ошибочное указание ИНН, ОГРН и других данных. Это стало уже классикой жанра, поэтому перед отправкой документов в ведомство бухгалтерам стоит еще раз их проверить.

Достаточно часто выявляются несоответствия в платежных документах и отчетах. С внедрением систем автоматизации и искусственного интеллекта такие неточности достаточно легко выявляются. Если плательщик указал одну сумму, а оплатил другую, несовпадения приведут к возврату электронного отчета на доработку.

Бухгалтеры нередко подают нулевые отчеты при движениях по счету, неправильно рассчитывают НДС, неверно перевыставляют счета-фактуры, переносят вычеты. Но это уже совсем другая история.

Причины возникновения ошибок

Можно выделить следующие причины:

• Наличие у компаний нескольких филиалов, нескольких ЮЛ и пр. Такое часто встречается в крупных корпорациях, а также на предприятиях, которые ведут свою деятельность сразу по нескольким направлениям. Специалисты из-за объема информации и данных могут где-то ошибиться, что вполне логично.
• Отсутствие систем автоматизации и/или использование несовременных программ для подачи электронной отчетности.
• Неправильное понимание тарифов и ставок, а также переход на УСП без предварительного уведомления ведомства.
• Включение в отчетность не всех доходов. Такая проблема нередко возникает, когда идет речь об учете оплат, совершенных по банковским картам. Например, необходимо отражать полную сумму совершенных платежей до вычета комиссии банка. Малоопытные бухгалтеры могут пропустить этот момент, что приведет к негативным последствиям в виде санкций и штрафов.
• Ведение бухгалтерской отчетности сразу по двум режимам: ЕНВД + УСН. Вероятность ошибочного заполнения документации значительно возрастает – также ввиду высокой загруженности бухгалтеров в отчетный период.
• Неучет региональных льгот. В некоторых регионах действуют специальные условия для предпринимателей и предприятий. Например, предоставляются льготы для IT и других компаний. Местные налоговые не обязаны предупреждать о таких льготах, но могут воспринять расчет по стандартным ставкам как ошибочный. Бухгалтеры должны понимать специфику ведения бухгалтерского отчета в конкретном районе.
• Недостаточная компетенция специалистов. Если бухгалтеры не следят за нововведениями, изменениями в законодательстве, не проходят дополнительное обучение по мере внедрения новых систем и правил, это приводит к каскаду ошибочных действий и проблемам с инспекциями и ведомствами.

Последствия ошибок в электронной отчётности

Если ФНС или СФР выявят ошибочные данные в представленных документах, они отправят отчет на доработку. Если удастся быстро исправить электронный отчет, заново поставить ЭЦП и направить повторно документ, можно избежать санкций. Но так бывает не всегда. Иногда не удается выполнить все действия в установленные сроки. Нередко ведомство уведомляет плательщика о том, что не принимает отчет, уже после даты сдачи.

Последствия ошибок – нарушение сроков подачи отчетности. Соответственно, такое нарушение влечет за собой наложение штрафов.

Если не сдать отчетность по работникам по форме ЕФС-1 вовремя в СФР, то компании грозит предупреждение или штраф в размере 300-500 рублей. Если есть неточности в Разделе 1, документ отправлен с опозданием, налагается штраф 500 рублей за каждого работника. Также предусмотрен штраф в 1000 рублей, если подается не электронная, а бумажная отчетность при наличии штата численностью более 10 человек.

Если нет отчета по страхованию от несчастных случаев или он подан с неточными данными, в этом случае накладывается штраф в размере 5 % от суммы взносов.

Если опоздать с подачей декларации, штраф накладывается и на налогоплательщика, и на должностное лицо: в зависимости от случая это от 300 рублей до 30 % от суммы налога.

Есть и другие штрафы по каждому из пунктов нарушений. Инспекции не оставляют без внимания их и достаточно быстро штрафуют организации.

Как предотвратить типичные ошибки?

Рекомендации специалистов:

• Внедрение автоматизированных систем отчетностей и учета. Преимуществ у таких систем много: во-первых, более ускоренное заполнение форм, так как не нужно каждый раз заполнять все заново, во-вторых, минимизация ошибок. Система подгружает документы-шаблоны, соответственно, бухгалтерам остается только указать актуальные сведения для текущего периода. В некоторых случаях вообще не нужно ничего заполнять. К тому же часть систем оснащена дополнительной функцией: они способны проверять корректность заполнения отчета и выполнять проверку данных, заполненных вручную. Одной из эталонных систем автоматизации является система "Контур.Экстерн".
• Контроль за изменениями в законодательстве и повышение компетенции бухгалтеров. Могут появляться новые приказы, правила, законы, рекомендации от разных ведомств. За всеми изменениями нужно следить – незнание бухгалтерских основ не освобождает от ответственности.
• Проведение аудита документации и разработка инструкций по ведению отчетностей. Это особенно актуально, если компания большая, в течение года наблюдается утечка сотрудников.

Практические рекомендации

Советы экспертов:

• Заранее подготавливайте электронные отчеты. Можно настроить систему напоминания.
• Всегда сверяйте реквизиты. Большая часть неточностей связана именно с ними.
• Изучайте актуальные приказы, инструкции и другую правовую документацию.
• Ведите раздельный учет, если на предприятии разные системы налогообложения. Желательно, чтобы ведением документации занимались два отдельных специалиста или были сформированы два отдельных бухгалтерских отдела.
• Используйте автоматизированные системы сверки отчетов и платежных поручений.

Краткий чек-лист перед отправкой Е-отчётности

Система "Контур.Экстерн" способна проводить детальную проверку документации, выявлять логические связи между отчетами, платежами, вести расчеты и многое другое. Есть специальная функция, которая позволяет запустить аудит-проверку отчета.
Все сомнительные блоки и расхождения система выделяет красным. У пользователя есть возможность самостоятельно исправить неточность или перейти к документу-исходнику, чтобы устранить первоисточник проблемы.

Краткий чек-лист по работе с "Контур.Экстерн":

• Выберите контролирующий орган.
• Заполните отчет в системе или загрузите готовый файл.
• После того как будет оформлен или загружен файл, в правом блоке необходимо нажать на кнопку "Проверка".
• Если выявляются ошибки, система их покажет. Можно будет сделать исправления в документе, нажав на название отчета.
• Если все в порядке, нажмите "Подписать и отправить".
• Будет зафиксирована дата отправки. Так вы сможете доказать, что отчет был отправлен в срок.

Если предстоит ручная проверка, то нужно следовать такому алгоритму:

• Проверьте реквизиты компании (адрес, КПП, КБК, наименование и др.).
• Проверьте даты: правильно ли указаны период отчетности и дата формирования отчета.
• Проверьте данные РСВ и данные отчета по контрольным пунктам.
• Проверьте соответствие РСВ перссведениям.
• Убедитесь в соответствии данных налоговым регистрам.
• Убедитесь в наличии сальдо ЕНС.

Заключение

Практика показала, что внедрение автоматизированных систем стало прорывом в ведении документооборота и отправке отчетностей. С появлением таких систем число ошибок в документах значительно уменьшилось, снизилось количество штрафов и санкций, налагаемых на предприятия

Используйте последние разработки для оптимизации бизнес- и рабочих процессов в вашей организации. Протестируйте и внедрите автоматизированные модули, чтобы не ошибаться. Подробнее о тарифах и возможностях умных систем вы можете прочитать здесь.