Организация электронного документооборота с контрагентами

Преимущества ЭДО

В ряде организаций до сих пор недооценивают преимущества цифрового обмена документами, предпочитая действовать по старинке и обходиться бумажным архивом. Это может быть связано с тем, что пользование системой предполагает оплату сервиса. Но стоит понимать, что затраты на ЭДО перспективно окупаются. Как минимум тем, что ускоряются передача и получение документов, а также исключается необходимость пользования услугами курьерских и почтовых служб.

Преимущества внедрения ЭДО:

• Экономия ресурсов на хранение и обслуживание бумажного архива. У некоторых организаций так много документов, что требуется отдельное помещение, которое приходится арендовать или выделять из общей площади объекта. Это помещение также нуждается в обслуживании: например, в поддержании оптимального климат-контроля. Если будет слишком влажно, возможна порча документации.
• Сокращение расходов на печать. Исчезают прямые затраты на расходные материалы: бумагу, картриджи, конверты. Может показаться, что это незначительная статья расходов в месяц – любая компания может найти деньги на пачку бумаги и печатные порошки. Но если посчитать затраты на год или даже на пять лет, получится внушительная сумма.
• Сокращение расходов на пересылку и курьерские услуги. Логистика сегодня обходится дорого, а пересылать контрагентам приходится достаточно много документов в течение одного квартала. Так что получается существенная экономия, если отказаться от бумажных документов в пользу электронного документооборота.
• Мгновенный контроль статусов. Весь путь документа – от создания до подписания – фиксируется системой автоматически. В любой момент можно получить отчёт о том, кто и когда открыл, подписал или вернул документ на доработку.
• Минимизация рисков утраты и ошибок. Исключена возможность потерять оригинал в пути или перепутать файлы. Внедрены механизмы сохранения «движения» документов, чтобы была возможность посмотреть историю изменений.
• Гарантия конфиденциальности на каждом этапе. Обмен идёт по сертифицированным защищённым каналам, применяется квалифицированная электронная подпись в соответствии с 63-ФЗ и 129-ФЗ.
• Интеграция с готовыми шаблонами. Можно настраивать автоматические шаблоны документов и маршруты согласования, а также организовать резервное копирование.
• Юридическая сила. ЭДО укладывается в правовое поле – документы, отправленные через утверждённых операторов ЭДО, имеют полную юридическую силу (точно такую же, как и бумажные документы с личной подписью и печатью).
• Гибкие маршруты согласования и напоминания о просрочках. В любой момент можно посмотреть, на каком этапе «застрял» документ, у кого он находится на согласовании, а также увидеть сроки исполнения и другие ключевые данные.
• Автоматическое уведомление о поступлении новых документов.
• Возможность судебного подтверждения факта обмена и подлинности ЭЦП.
• Доступ к ЭДО из любого места через веб-интерфейс или мобильные приложения. Из любой точки мира.

Только представьте, как все упрощается после внедрения ЭДО, если приходится взаимодействовать с десятками контрагентов и обрабатывать сотни входящих документов. В тех случаях, когда компаниям приходится взаимодействовать с контрагентами из других регионов, ЭДО становится прямой необходимостью. Цифровизация документооборота помогает оптимизировать бизнес-процессы, снизить операционные расходы и сделать взаимодействие с партнёрами более быстрым, прозрачным и безопасным.

Пошаговая инструкция: как организовать переход на ЭДО с контрагентами?

Чтобы внедрить электронный документооборот с контрагентами, сделайте следующее:

• Проведите анализ текущего документооборота. Опросите сотрудников, задействованных в подготовке, согласовании и отправке УПД, счетов-фактур, актов и накладных, чтобы понять масштабность документооборота и выбрать оптимальный тариф. Определите наиболее частые ошибки при отправке, получении, хранении данных.
• Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Перед этим определите круг сотрудников, которым нужна КЭП. Чаще всего она необходима менеджерам по продажам, бухгалтерам, руководителям. Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр, подайте заявление и получите сертификаты.
• После оформления КЭП установите плагин на ПК.
• Пройдите обучение сами и обучите тех, кому придется работать в рамках ЭДО.
• Выберите оператора ЭДО. Сравните предложения по стоимости, функционалу и др. Тарифы и пакеты услуг сервиса «Контур.Диадок» представлены здесь. Вы также можете получить персональные рекомендации, лично обратившись к экспертам «Контур.Диадока».
• После подключения протестируйте ЭДО. Попробуйте обменяться документами с одним из контрагентов, отработайте верификацию ЭЦП. Подключите ЭДО к вашей учетной системе – это занимает считаные минуты.
• Оформите внутренние документы (регламенты). Выпустите приказ о переходе на ЭДО, утвердив новые роли, ответственность и сроки. Дополните должностные инструкции, установите правила именования файлов, работы с КЭП и резервирования архива.
• Пригласите своих контрагентов к ЭДО. Через личный кабинет оператора автоматически разошлите приглашения поставщикам и покупателям.
• Начните пользоваться ЭДО для реализации рутинных задач. Используйте готовые шаблоны, письма, блоки. В системе есть все необходимое для быстрой генерации документов.
• Оцените результаты, устраните недочёты, скорректируйте регламенты и инструкции.
• Запустите полную работу в ЭДО и переведите весь документооборот в электронный формат.

Что еще нужно сделать?

Несмотря на то, что процесс организации ЭДО практически автоматизирован, не представляет сложности и в общих чертах подкреплен законодательством, все равно в ряде случаев следует заключать дополнительное соглашение на переход к ЭДО. В это соглашение стоит включить основные пункты, которые в последующем могут вызывать споры. Например, можно заранее прописать, какую ответственность несет контрагент в случае банкротства, исключения из ЕГРЮЛ и непредоставления данных о банкротстве. Так вы защитите себя от недобросовестных действий контрагентов и с большей вероятностью сможете отстоять свои права в суде.