Новогодний аврал бухгалтера: как подготовиться к сдаче годовых отчетов

Первый шаг: планирование дел

Чтобы до конца года завершить все дела, следует использовать старый добрый планировщик. Да, это может показаться банальным, но ежедневник дает возможность структурировать рабочий день и спрогнозировать нагрузку. Можно использовать как бумажный, так и электронный планировщик. В обязательном порядке пропишите все ключевые задачи на декабрь и определите сроки их исполнения, а также найдите время для обучения и чтения профессиональной литературы. Все-таки 2026 год предполагает введение множества законодательных новшеств.

Второй шаг: инвентаризация счетов

Годовые отчеты компании сдают в марте, но подготовка к ним начинается именно с декабря. Чтобы успешно «закрыть» 2025 год и вступить в 2026 без долговых обязательств, проведите инвентаризацию счетов. Сверьте их все с контрагентами и убедитесь в том, что с обеих сторон подписаны акты. Если есть долги, самое время истребовать выполнение финансовых обязательств.
Если есть долги, которые «выбить» с контрагента уже не получится (например, если он уже исключен из ЕГРЮЛ и обанкротился), оформите приказ и спишите данную задолженность, чтобы она не висела дамокловым мечом.
Также следует ликвидировать долги, накопленные с вашей стороны. Проверьте, все ли услуги вы оплатили контрагентам в текущем году.

Третий шаг: сверка с налоговыми фондами и органами

Проверьте, все ли оплачено, нет ли пеней и штрафов, которые нужно уплатить по просроченным платежам. Обновите все данные: возможно, что-то упущено в рутине бесконечных бухгалтерских дел.

Четвертый шаг: выбор системы налогообложения

Если ваша организация планирует перейти на другой налоговый режим, в этом случае нужно подать до 31 декабря соответствующее заявление.
При переходе с УСН на ОСНО срок другой – до 15 января, но это не означает, что нужно тянуть до последнего. Все, что можно сделать в декабре, лучше сделать в декабре.

Пятый шаг: начните готовить отчеты по принципу «от малого к большому»

Если в порядке все квартальные отчеты, то в последующем не возникает особых проблем с подготовкой годовых отчетов. Поэтому так важно начинать с мелких шагов и переходить от частного к общему. Нет смысла заниматься годовым отчетом, если вы понимаете, что у вас много мелких недочетов в ведении документооборота и платежах. Наведите порядок во всем, что касается будущей отчетности.
Учитывайте не только сроки от ФНС, ФСС, ПФР, но и дедлайны, которые зафиксированы внутри организации. Да, это бывает сложно. Но здесь как раз помогает планировщик. Заранее внесите в календарь контрольные точки: например, даты получения документов от отдела логистики или сверок от отдела продаж.
Если был проведен аудит, это помогает навести порядок в делах. Чтобы было время на исправление ошибок, лучше проводить аудит в сентябре-октябре, а в ноябре-декабре довести документооборот до идеала.

Организационные аспекты

Сдача годовых и квартальных отчетов – стрессовые периоды даже для опытных бухгалтеров. Неважно, сколько лет вы в профессии. В бухгалтерском отделе кипят эмоции, давит груз ответственности: можно заразиться «паникой», даже если вы считаете себя стрессоустойчивым человеком.

Рекомендации специалистов по организации рабочего процесса в предотчетный период:

• Каждый день проводите 1-2 часа в полной тишине, сфокусировав свое внимание на самых ответственных задачах. Не отвечайте на сообщения в мессенджерах и на письма, полученные по электронной почте. Решайте сложные задачи без отвлекающих маневров – такой подход позволяет снизить уровень фонового стресса и повысить качество работы.
• Не переходите за свою зону ответственности (исключением являются случаи, когда вам делегированы обязательства других сотрудников в периоды отпусков или болезни). Сначала выполните свои задачи и убедитесь в том, что они завершены на 100 %. Если сотрудник понимает свои роли и границы, это снижает уровень тревоги. Когда вас просят подключиться к решению смежных задач, соглашайтесь на это только вне дедлайнов и только при условии, что у вас под контролем текущая отчетность.
• Заведите привычку делать перерывы между ключевыми задачами. Вы можете сами выбрать, какой это будет ритуал: чашечка чая, прогулка вдоль торгового центра или медитация. Перерывы играют колоссальную роль, многие бухгалтеры недооценивают важность отдыха. В большинстве ситуаций можно найти 5-15 минут, чтобы переключить фокус внимания и отдохнуть. Вряд ли краткосрочный перерыв радикально повлияет на сроки сдачи отчетности. Но при этом он даст возможность снять напряжение и предотвратить эмоциональное выгорание в течение рабочего дня.
• Не откладывайте все на последний день/неделю. Во-первых, вы или кто-то из сотрудников можете заболеть. Во-вторых, возможны технические или иные неполадки, при которых работа офиса может быть временно парализована. В-третьих, лучше сдавать отчеты пораньше, чтобы была возможность исправить ошибки, если налоговая не примет документ из-за выявленных недочетов.
• Используйте системы автоматической проверки отчетностей. Например, «Контур.Экстерн». Система автоматизации сводит вероятность допущения ошибок в отчетных документах практически к нулю.
• Прибегайте к принципам перекрестной проверки с коллегами-бухгалтерами. Вероятность ошибки есть. Поэтому не бойтесь обращаться к другим сотрудникам с просьбой что-то перепроверить.

Заключение

Чтобы период отчетности прошел с минимальным стрессом, начните заранее планировать ноябрь и декабрь, а также заблаговременно проводите аудит и приступайте к формированию отчетов.

Используйте систему автоматизации, позволяющую сократить временные и трудовые затраты на подготовку отчетов. Многие бухгалтеры применяют в своей рутинной практике «Контур.Экстерн»: благодаря этой программе в несколько кликов вы сможете сформировать и отправить годовые отчеты в ФНС, ПФР, Росстат и другие инспекции.