Какие бывают электронные подписи и как выбрать: простая, усиленная, квалифицированная

Появление электронной цифровой подписи в 2002 году значительно упростило документооборот, сделало более понятным взаимодействие с государственными структурами, позволило автоматизировать большое количество процессов и заверять документацию в пару кликов.
Ниже мы рассмотрим, какие бывают ЭП, чем они отличаются, как выбрать, сертифицировать, какая предусмотрена защита данных и другие важные аспекты.

Что такое электронная подпись, и зачем она нужна?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП или ЭП) – набор данных, который представляет собой аналог рукописной подписи (собственноручной).
ЭЦП нужна физлицам, компаниям, предпринимателям для заверения документов, подтверждения своего авторства и личности, заключения договоров, оплаты счетов, подписания актов, согласий и других документов. Создается ЭП с помощью криптографических программ, она содержит зашифрованные данные владельца. Но не все подписи имеют такую силу. Заверять документы ЭЦП можно, но нужно понимать, что у каждой подписи свой спектр юридических возможностей.

Какие бывают виды электронных подписей?

Есть два вида подписей для физических и юрлиц: простая (ПЭП) и усиленная.
Усиленная электронная подпись бывает: неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).

Простая электронная подпись: особенности и применение

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой простой набор данных, которые позволяет пользователю войти в личный кабинет, получить доступ к документам, посещать порталы, закрытые чаты и частично идентифицируют человека. Пример простой электронной подписи: логин и пароль, пуш-коды. То есть в большей степени ПЭП используется для аутентификации.
Применяется простая электронная подпись повсеместно, вы даже этого не замечаете: при использовании банковского приложения, при просмотре видео в социальных сетях через свой аккаунт и др. Юридическую силу ПЭП не имеет, точнее, она слабо выражена. Хотя, например, посещение сайта с помощью ПЭП суд может считать доказательством в отдельных случаях (если нужно доказать преступные умыслы и др.).

Усиленная неквалифицированная подпись: где используется

Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) посложнее, она формируется с применением открытых ключей и дает возможность зафиксировать данные в документе. Чаще всего такие неквалифицированные подписи применяются в рамках внутрикорпоративного взаимодействия и при работе с контрагентами. ЭЦП говорит о том, что стороны ознакомлены с документом, и после подписания в него не вносились изменения.
Не всегда усиленная неквалифицированная подпись имеет юридическую силу. В некоторых случаях она не считается действительной, например, ее не воспринимают госорганы, и достаточно сложно использовать документы с усиленной неквалифицированной подписью в суде. Она не является полным аналогом собственноручной подписи.
Чтобы не было споров, сторонам следует перед началом использования неквалифицированной подписи заключить дополнительное соглашение и признать ее юридическую силу.

Усиленная квалифицированная подпись: когда обязательна

Усиленная квалифицированная подпись является аналогом подписи, которую ставит человек собственноручно. Она имеет полную юридическую силу, идентифицирует лицо и позволяет оформлять большое количество документации. В том числе заключать договора, соглашения, акты, отправлять данные в госорганы и др. Оформляется с помощью криптографических программ, имеет высокую степень защиты. Обязательна для ряда компаний, которые имеют дело с большим документооборотом, в том числе с партнерами из других регионов.
ФЗ говорит о том, что документы, подписанные квалифицированной подписью, и документы, подписанные собственноручно, имеют одинаковую силу. Судебная практика это подтверждает, опираясь на № 63-ФЗ (ред. от 28.12.2024) «Об электронной подписи».

Чем отличаются виды ЭП друг от друга?

Они отличаются и с технической точки зрения, и с точки зрения правовых аспектов.
Простая подпись формируется моментально, логины, пароли, коды приходят в течение нескольких секунд после отправления заявки.
Что касается усиленной подписи, то неквалифицированная может быть на любом программном носителе, для ее получения нет необходимости обращаться в аккредитованный центр. А квалифицированная подпись защищена от несанкционированного доступа, хранится на носителе (токен) и получают ее только по личному заявлению в соответствии со стандартами. Требуются: ключ ЭП и сертификат. Пользоваться квалифицированной подписью могут только уполномоченные лица, в ином случае это может считаться мошенническим актом.

В каких случаях подходит простая ЭП, а когда — только квалифицированная?

Простая подпись используется при получении доступа в личные кабинеты, аккаунты и др. Она не дает никаких правовых преимуществ, но позволяет пользоваться информацией, отправлять заявки в приложениях, на сайтах, различных электронных модулях. Частично с помощью ПЭП можно вести документооборот: например, отправлять сканы подписанных вручную документов, паспортов и др.
Усиленная квалифицированная подпись используется при обращении в суд, подписании счетов, подачи отчетности, госрегистрации юрлиц и ИП, поступлении в вуз, участии в торгах, передачи документов в налоговую инспекцию. То есть спектр ее применения практически безграничный в юридическом и социальном поле.

Как выбрать подходящий тип ЭП для вашей компании?

Законодательство оставляет право выбора за компаниями.
На практике крупным предприятиям целесообразнее оформлять квалифицированную электронную подпись. За счет КЭП можно автоматизировать работу, ускорить документооборот, снизить нагрузку на бухгалтерию, сотрудников HR-отдела и др.
Если же у вас локальная коммерческая фирма, которая не сотрудничает с контрагентами, ведет свою деятельность в условиях ограниченной территории, возможно, можно ограничиться только НЭП.

Что нужно для получения электронной подписи?

Для получения ПЭП прилагать усилий не нужно. Как правило, она формируется непосредственно на сайте, в приложении, на портале: например, при регистрации или входе в ЛК. ПЭП можно менять, если нужна защита персональных данных.
Что касается КЭП, то получить квалифицированную электронную подпись можно только после прохождения стандартной процедуры.

Алгоритм:

• выбор удостоверяющего центра;
• выбор ЭЦП: НЭП или КЭП;
• подготовка документов: физическим лицам достаточно предоставить паспорт и СНИЛС, индивидуальным предпринимателям – паспорт, ОГРНИП, СНИЛС, для компаний – паспорт руководителя, СНИЛС, устав и приказ, выписку из ЕГРЮЛ;
• выбор носителя;
• подача заявления и оплата услуги;
• получение и установка сертификата;
• выполнение тестовой подписи.

Срок действия и продление ЭП

ПЭП действует столько, сколько предусмотрено сроком действия пароля, логина, кода из СМС.
КЭП действует 12 месяцев для физических лиц, 15 месяцев – для юрлиц.
За месяц до окончания срока действия квалифицированной подписи можно подать заявление на продление. Эта процедура проходит значительно проще, чем первичная регистрация.

Какие риски связаны с выбором неподходящей подписи?

Если вы выберите НЭП и не заключите дополнительное соглашение с партнером, подписанный договор может не иметь полную юридическую силу. Заставить контрагента исполнить взятые обязательства будет затруднительно или даже невозможно, в том числе через суд.
ПЭП и НЭП имеют слабую степень защиты. Есть риски подделки, несанкционированного использования таких подписей. В случае КЭП сделать это гораздо сложнее, обеспечена максимальная техническая и юридическая защита.

Заключение: какую электронную подпись выбрать?

Передовые технологии диктуют свои правила: многое оформляется дистанционно, онлайн, с помощью видеотехнологий, ключей, биометрии.
Если ваша деятельность обусловлена необходимостью вести большой документооборот, стоит использовать КЭП для работы с партнерами, банками. Если у вас большой штат сотрудников, дополнительно стоит позаботиться о внедрении неквалифицированной подписи.
Если нужна экспертная помощь, оставляйте предварительную заявку – мы специализируемся на оформлении НЭП, КЭП и знаем, что нужно делать!