Как согласовывать договоры между отделами без бумажного документооборота

На сегодняшний день значительная доля среднего и крупного бизнеса (80 %) полностью перевели документооборот в цифровую среду, а в сегменте крупнейших корпораций уровень проникновения превышает 98 %. Подобная статистика указывает на то, что рынок цифровых решений достиг высокой степени зрелости. Внедрение нейросетей для обработки данных, расширение форматов передаваемых файлов и переход государственных органов к электронному документообороту делают цифровизацию безальтернативной.

Что такое электронное согласование документов в ЭДО и СЭД

Согласование документов в электронном виде представляет собой перевод классического визирования контрактов из бумажного формата в строго регламентированную цифровую среду. Для реализации этой задачи компании используют два взаимодополняющих класса систем:

• СЭД;
• ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД) применяется для согласования документов внутри компании. Программа управляет всеми внутренними маршрутами – созданием черновиков, передачей файлов между отделами, отслеживанием статусов и контролем сроков исполнения поручений без обязательного привлечения внешнего оператора.
Электронный документооборот (ЭДО) применяется для внешнего обмена юридически значимой первичной документацией с контрагентами и государственными органами.

Роль электронного и цифрового документооборота в современном бизнесе

Отказ от автоматизации создаёт сложность во взаимодействии между отделами и подразделениями компании, а также не позволяет оперативно сотрудничать с партнёрами и контрагентами.
Сравнивая бумажный документооборот и системы электронного формата по основным параметрам, можно выделить несколько преимуществ цифровизации:

• Высокая скорость взаимодействия. На согласование в электронных системах уходит несколько часов или минут, в то время как для работы с бумажными документами необходимо от нескольких дней или недель.
• Прозрачность статуса. Электронный формат обеспечивает полный доступ к истории и статусу в реальном времени. При использовании бумажных документов виден только подписант, текущий этап остаётся неизвестным.
• Минимальный риск потери. Благодаря резервному копированию документы в СЭД/ЭДО формате остаются доступными, вероятность порчи и воровства конфиденциальных данных исключена.
• Низкие затраты на логистику и отсутствие расходов на печать документов.

Применение электронных систем исключает хаотичную пересылку файлов по электронной почте: документы и проекты автоматически направляются нужным сотрудникам согласно заданным алгоритмам. Больше нет необходимости тратить время на ожидании физических копий. Вероятность наложения штрафов за несвоевременно сданные отчёты или допущенные в документах ошибки сведены к минимуму. Внутренний документооборот, переведенный в цифровой формат, повышает общую производительность труда на 20–45 % и снижает операционные расходы на 20–80 %.

Цифровой документооборот становится базовым стандартом управления. Использование экосистемных решений, таких как сервисы «Контур», позволяет бизнесу минимизировать рутинные процессы. Кроме того, интеграция систем проверки контрагентов и платформ для обмена документами снижает риск взаимодействия с недобросовестными партнерами и исключает штрафы за нарушение сроков.

Как происходит согласование договоров и их проектов внутри организации

Жизненный цикл контракта состоит из пяти строго регламентированных этапов:

1. Подготовка черновика на основе утвержденного корпоративного шаблона или результатов проведенных переговоров. Инициатор должен предоставить экономическое обоснование и расчеты.
2. Автоматическое создание маршрута с определением списка участников согласования договоров и очередности их действий.
3. Рассмотрение и доработка, при необходимости корректировка проекта.
4. Финальное утверждение уполномоченным руководителем.
5. Подписание и регистрация. Контракту присваивается уникальный регистрационный номер, после чего он переводится в статус исполнения.

Программа Контур.Диадок для согласования документов внутри компании позволяет пройти все эти шаги за несколько часов.

Единое информационное пространство для бесшовного согласования

Рабочие процессы, когда файлы пересылаются через мессенджеры или личную почту, могут привести к критическим сбоям. Есть вероятность потери нужного файла, создания множественных версий одного текста, утраты данных при сбоях локальной сети. Отследить все изменения становится невозможным.

Единое информационное пространство обеспечивает централизованное управление. В системе создаётся только одна актуальная версия, доступная всем участникам согласно их правам. Любое согласование документа фиксируется в протоколе. Риск подписания устаревшей редакции контракта сводится к нулю.

Карточка документа и его статус: ключевые элементы эффективного согласования

Основой автоматизации является карточка документа, содержащая исчерпывающий набор метаданных:

• наименование;
• номер;
• дата составления;
• полные реквизиты сторон (ИНН, КПП);
• существенные условия (сумма, предмет, сроки исполнения);
• временная метка.

Система согласования документов в электронном виде работает автоматически. Она проверяет надёжность контрагента на основе его ИНН, а исходя из суммы определяет критичность сделки. Статус документа отображается в реальном времени.

Маршруты и история согласования: кто и как участвует в процессе

Маршрут согласования представляет собой запрограммированную последовательность действий исполнителей. В автоматизированных системах используются три типа маршрутов:

• Последовательный маршрут: передача файла от одного специалиста к другому в строгом порядке.
• Параллельный маршрут: отправка задачи сразу нескольким независимым отделам.
• Смешанный маршрут динамически добавляет или исключает этапы в зависимости от условий.

В процессе согласования участвуют инициатор, юрист, бухгалтер, служба безопасности, директор. Каждый участник выполняет свою функцию. Все этапы фиксируются, формируя аудиторский след.

Что означает статус «согласовано» для документов и договоров

Юридически до наложения электронной подписи документ или договор является лишь проектом. Статус «согласовано» фиксирует отсутствие правовых и технических противоречий. Он подтверждает, что все обязательные участники проверки одобрили текущую редакцию без замечаний или с принятыми правками.

Электронная подпись в процессе согласования документов

В системе цифрового взаимодействия используются следующие варианты электронной подписи:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) – для внутреннего визирования приказов и служебных записок, но не подходит для сдачи отчетности в государственные органы или участия в коммерческих торгах.
2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – для финального утверждения контрактов с внешними партнерами.

Электронный документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, без дополнительных условий.

Системы и программы для электронного согласования документов и договоров

Для реализации современной системы согласования договоров используются следующие IT-инструменты:

• Классическая СЭД, обеспечивающая полный цикл управления.
• CRM-системы, ориентированные на скорость продаж. Система автоматически формирует контракты по шаблонам при смене этапа сделки.
• ERP-системы, которые подключаются на этапе контроля исполнения обязательств, логистики и налогового учета.

Вне зависимости от выбранного инструмента, для внешнего обмена критически важна настройка роуминга. Использование сервиса «Контур.Диадок » обеспечивает надежный канал передачи данных с контрагентами. Канал легко интегрируется с любой внутренней программой для согласования договоров. В «Диадоке» используются формализованные и неформализованные договоры.

• Формализованные составлены в строго утверждённом формате (XML), что позволяет автоматизировать их разбор в учетных системах.
• Неформализованные представляют собой произвольные файлы (PDF, Word) без фиксированной структуры.

Пошаговый план перехода на цифровое согласование контрактов

Переход на системы согласования договоров реализуется через четыре последовательных этапа.

1. Аудит и регламентация текущих договорных процессов. Проводится анализ внутренних процессов – планирования, выполнения процедур, передачи результатов, мониторинга. Оцениваются действующие локальные акты, что необходимо для определения требований к цифровой системе. На основе полученных данных составляется проект внедрения IT-системы.
2. Выбор программного обеспечения. При выборе оценивается наличие открытого API для гибкой интеграции с внешними сервисами, масштабируемость под высокие нагрузки, безопасность и бесшовная интеграция с криптопровайдерами для работы с электронными подписями. Также анализируется совместимость с IT-экосистемой предприятия.
3. Настройка электронных маршрутов. Выполняется перенос бумажных схем в конструктор выбранной платформы.
4. Обучение сотрудников. Этап предполагает проведение обучающих вебинаров, запуск пилотных программ, инструктаж персонала.

«Контур.Диадок» – гарантия надёжного и чёткого взаимодействия с контрагентами и государственными структурами. Сервис обеспечит возможность создавать, сохранять, отправлять счета, акты, накладные и иную документацию без лишних временных и финансовых затрат.