Как проверить контрагента на благонадежность перед сделкой: чек-лист для бухгалтера

Многие компании уделяют особое внимание выбору контрагентов. Перед заключением контракта оценивается репутация, определяется степень благонадежности, анализируется финансовое положение организации. Это правильный и вполне логичный подход. Но стоит понимать, что многие аспекты надежности носят краткосрочный характер. Со временем у компаний-контрагентов могут возникать разного рода кризисы. Поэтому проверять благонадежность необходимо не только при поиске новых контрагентов – это следует делать на регулярной основе в отношении уже существующих контрагентов.

Почему нужно уделять внимание действующим контрагентам?

Даже крупные игроки рынка сталкиваются с проблемами: финансовыми, административными, кадровыми и др. В любой момент, даже если в стране все спокойно, могут ухудшиться экономические показатели, возможно сокращение активов компании – вплоть до серьезных убытков и банкротства. Поэтому не стоит рассчитывать, что все будет стабильно на протяжении всего периода сотрудничества.

Контрагенты, терпящие бедствие, могут продолжать оказывать услуги и поставлять товары, но по факту все это может исполняться другими контрагентами, которые не были определены в рамках сделки. При проверке налоговая служба вряд ли это упустит из виду – сейчас достаточно быстро синхронизируется информация, поступают и отображаются данные о банкротстве, ликвидации юрлица, нулевой численности штата и др.
Соответственно, компании с подобными статусами не могут выполнять обязательства по договору. И вопросы у надзорных органов будут не к ним – они будут обращены в сторону тех организаций, которые продолжили пользоваться услугами контрагентов, уже не способных работать в прежнем режиме и прибегающих к помощи третьих лиц при реализации задач в рамках договорных обязательств.

Также не стоит забывать, что на рынке полно фирм-однодневок, мошенников, ИП, оформленных на «левых» лиц. Сделки с такими фирмами могут быть как минимум неудачными, как максимум – принести значительный урон: и материальный, и репутационный.

Риски и последствия

Если будут выявлены несостыковки, могут быть доначислены налоги компании-покупателю, а также возможны судебные иски и персональная уголовная ответственность для высшего руководства. Перспектива не самая оптимистичная, поэтому не стоит недооценивать важность анализа благонадежности контрагентов. Ваша компания ответственна за то, с кем она сотрудничает и как отображает хозяйственно-финансовые отношения в бухгалтерской документации.

Чек-ап для бухгалтеров: 5 простых шагов по выстраиванию системы проверки благонадежности контрагентов

Чтобы не столкнуться с проблемами и чтобы не пришлось разбираться с налоговой, каждой компании следует выработать стратегию по проверке благонадежности контрагентов: нынешних и потенциальных.

Пять простых шагов:

• Разработка или доработка регламента организации. Основные аспекты проверки должны быть зафиксированы в документальном виде и быть доступными для ознакомления сотрудникам бухгалтерского отдела.
• Формирование репутационного досье на каждого контрагента.
• Мониторинг благонадежности контрагентов по очерченному графику.
• Пересмотр договоров, заключение допсоглашений с включением пункта, защищающего компанию в случае изменения статуса юрлица контрагента, его ликвидации, банкротства и др. Необходимо заранее предусмотреть защиту своих имущественных, интеллектуальных, правовых интересов.
• Исключение пунктов финансово-хозяйственной деятельности из налогового учета в случае выявления факта заключения договора с неблагонадежным партнером.

Разработка или доработка регламента организации

Необходимо пересмотреть регламент организации и включить в него дополнительный пункт, который регулировал бы порядок проведения проверки поставщиков.

Во-первых, следует делегировать полномочия, указав в регламенте, кто является ответственным за проверку контрагентов. Это может быть как один работник, так и несколько – согласно спецификации направления.

Во-вторых, следует указать периодичность. В обязательном порядке необходимо перепроверять всех контрагентов каждый год, даже если поставщик не вызывает подозрений.

В-третьих, нужно предусмотреть необходимость проверки контрагента при каждом подписании акта выполненных работ. Да, это значительно увеличит нагрузку на бухгалтерский отдел. Но это необходимая мера по предупреждению рисков. Можно проверять контрагентов перед каждой оплатой – именно она подтверждает факт оказания услуги / поставки товара.

Отметим, что к проверке можно подключать не только бухгалтерский отдел. Нередко полномочия делегируют внутренней службе безопасности. Особенно по линиям МВД и ФССП.

Формирование репутационного досье

По результатам проверки каждого контрагента необходимо подготовить индивидуальное досье. Если речь идет о десятках и сотнях поставщиков, может быть создана целая картотека. В досье необходимо указывать сведения, которые будут подтверждать добросовестность или, наоборот, говорить о нестабильности, признаках финансового краха, снижении ресурсности компании.

Досье должны периодически обновляться в установленные сроки, чтобы информация оставалась достоверной и актуальной. Наличие подробного и своевременно обновленного досье свидетельствует о проявленной должной осмотрительности при выборе контрагента и может оказать положительное влияние на разрешение споров с налоговыми органами. Сложно ли вести досье? Нет, но это требует временных и трудовых затрат.

Мониторинг благонадежности контрагентов

Мониторинг благонадежности следует проводить регулярно. На первом этапе проверяются первичные документы, которые подтверждают чистоту сделок (операций). В случае сомнения можно запросить у поставщика дополнительные документы: копию устава, ОГРН и проч. Нужно проанализировать данные из ЕГРЮЛ, проверить юридический адрес (по нему не должно быть массовой регистрации других фирм), оценить оборот, проверить репутацию генерального директора (в частности, что он не дисквалифицирован, не находится в реестре ФСПП и проч.).

Если выявлены риски, сомнительные перспективы, следует прекратить сотрудничество с компанией-контрагентом. До расторжения контракта желательно дополнить досье документами, которые могут подтвердить прозрачность и финансовую чистоту сделок и налоговых вычетов за предыдущие периоды. Также можно заранее просчитать возможные пени, штрафы, чтобы включить их в потенциальную расходную часть.

Мониторинг благонадежности – достаточно трудоемкая работа. Но можно ее оптимизировать и воспользоваться сервисами, которые автоматизируют мониторинг. В частности, это позволяет «Контур.Фокус». Можно за считаные секунды по ИНН проверить партнеров и контрагентов, а также получить полные реквизиты любого зарегистрированного в РФ предприятия. «Контур.Фокус» собирает сведения из всех основных открытых источников — ЕГРЮЛ, ЕГРИП и реестров Росстата. С помощью «Контур.Фокус» можно без труда узнать, кто руководитель или учредители организации, ознакомиться с ее финансовой отчетностью из Росстата и скачать актуальную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Но это еще не все. Также можно отследить недоуплату по субконтрагентам за счет оценки налоговых выплат по НДС. Система способна обнаружить расхождения по суммам.
Подробнее здесь.

Пересмотр договоров, заключение допсоглашений

Включите в контракты с контрагентами «особые условия» – пункты и положения, которые гарантируют защиту прав и имущественных интересов сторон. К ним относятся заверения и гарантии об отказе от незаконных схем налоговой оптимизации, обязательства выполнять договорные условия своими силами и возмещать возможные имущественные потери и убытки в добровольном порядке.

Схема работы этих положений проста: при обнаружении налоговым органом расхождений по НДС компания получает информационное письмо-претензию и далее без споров урегулирует конфликт. По решению сторон возможно сохранение договорных отношений. Например, если расхождения небольшие, не выявлен мошеннический умысел и по результатам мониторинга контрагент сохраняет свою высокую репутационную позицию. Если же расхождений много и выявлены многочисленные нарушения, целесообразнее досрочно расторгнуть контракт и удержать сумму недостачи из предстоящих платежей.

Исключение пунктов финансово-хозяйственной деятельности из налогового учета

Если договор с ненадежным контрагентом был все-таки заключен, из налогового учета по операциям с ним необходимо исключить вычеты НДС и расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль. Следует это сделать незамедлительно. Если налоговые отчеты уже отправлены, нужно оперативно пересмотреть свои налоговые декларации: подать обновленный отчет и направить в налоговый орган уведомление о принятых мерах по снижению рисков.

Если у вас остались вопросы, вы хотите получить персональную рекомендацию, заказать мониторинг благонадежности, обращайтесь к экспертам «Контура» любым удобным способом!