Как отразить безнадежный долг в отчетности: советы бухгалтеру

Как говорилось в рекламе налоговой службы, чтобы спать спокойно, нужно заплатить налоги. То же самое можно сказать и о долгах. Их принято отдавать: рано или поздно. Но так бывает не всегда. И компании могут сталкиваться с проблемой, когда один из контрагентов не может или не хочет платить по счетам. Что в этом случае делать бухгалтерам?

В статье разберем, как происходит списание безнадежного долга в налоговом учете, как правильно отразить эти операции и есть ли срок исковой давности безнадежных долгов.

Какой долг считается безнадежным?

Безнадежный долг считается таковым, если его нереально взыскать с контрагента. Объективно нереально. То есть имеются обоснования, опираясь на которые бухгалтер может отразить данные в отчетной документации. В таких случаях дебиторскую задолженность налоговая система позволяет списать в расход. Но важно понимать, что списание касается налога на прибыль.
Соответственно, если компания на упрощенной системе налогообложения, что-либо списать не получится.

Основания для признания долга безнадежным:

• ликвидация должника: если контрагент исключен из ЕГРЮЛ, больше не существует юрлица, с которого возможны взыскания;
• истечение срока давности: розыск по долгам обычно ведется три года, далее можно считать взыскание невозможным;
• отсутствие имущества у должника или невозможность определить его местонахождение;
• прекращение долговых обязательств по решению госорганов;
• постановление суда об отказе во взыскании долга;
• смерть должника (в большей степени это касается долговых обязательств физлиц: гибель гендиректора компании не отменяет того факта, что компания должна платить по счетам).
• иные подтвержденные документально обоснования того, что должник не способен исполнять долговые обязательства.

Зачастую наблюдается сразу несколько оснований: например, должник исчезает, затем начинается его розыск, запускается процесс ликвидации фирмы или банкротства физлица и определяется отсутствие какого-либо имущества, которое можно отправить на торги для погашения задолженностей.

В таких случаях ключевым обоснованием считается самое раннее из всех выявленных, и списание происходит именно за этот отчетный период.

Три сценария развития событий при наличии долгов

Списание безнадежного долга возможно по одному из сценариев:

• У должника имеется резерв, его достаточно для полного покрытия долгов.
• У должника имеется резерв, но его недостаточно для погашения долгов. В этом случае оставшаяся (непогашенная) часть включается в расходы.
• Нет резерва, долговая сумма сразу включается в расходы.

Первый шаг: сбор документов

Налоговая система не сформировала четкий пул документов, необходимых для списания безнадежного долга. Обычно это:

• договор с контрагентом;
• накладные акты и другие бухгалтерские документы, подтверждающие возникновение задолженности;
• выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации либо исключении контрагента;
• судебные акты о признании должника банкротом или об отказе во взыскании долга;
• постановления и акты судебного пристава о невозможности взыскания.

Стоит различать основные и дополнительные документы. Выше указаны основные документы, на которые может опираться бухгалтер при обосновании своих действий. Что касается электронных копий, скриншотов переписок, расшифровки аудиозвонков, то их разрешено прилагать к общей доказательной базе, но они не могут выступать как единственное доказательство неплатежеспособности контрагента.

Что будет, если не списывать долги?

Если не списывать долги, то со стороны налоговой будут доначисления налогов на прибыль.
Также стоит учитывать, что нельзя списывать в расходы задолженности, которые не отвечают критериям безнадежности. Это тоже влечет за собой доначисление, налоговая инспекция вправе начислить пени и прибегнуть к другим штрафным санкциям.

Что делать, если поздно обнаружили безнадежный долг?

Если момент для списания безнадежной задолженности упущен, учесть и списать долг в текущем отчетном периоде будет невозможно, если есть убыток или деятельность велась с нулевым финансовым результатом.

Если же деятельность велась с прибылью, то есть решение. Это связано с тем, что за прошлый период было оплачено больше налогов, и это можно учесть. Согласно положениям пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, при обнаружении организацией неточностей в расчете налогооблагаемой базы, которые относятся к предшествующим отчетным периодам, пересчет базы и величины налога осуществляется за тот временной отрезок, когда были выявлены эти неточности. Но если установить конкретный период не представляется возможным, корректировка налоговых обязательств проводится в текущем отчетном периоде. Таким образом, компании могут действовать и позже: ошибка, обусловленная несвоевременным списанием безнадежной задолженности и ее невключением во внереализационные расходы в предыдущем налоговом периоде, подлежит исправлению в действующем налоговом периоде.

Но это не означает, что можно откладывать на десятилетие решение проблемы. Со стороны налоговой могут быть к вам вопросы, в частности о точности ведения бухучета, так как долгое время никто не отражал или не учитывал дебиторскую задолженность.

Второй шаг: формирование служебного письма

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель на основе собранной документации выносит решение о списании задолженности. Для того чтобы руководство располагало полным объемом сведений, целесообразно составлять служебную записку от ответственного сотрудника: например, руководителя финансовой или юридической службы. Опираясь на этот документ, руководитель подписывает распоряжение о списании безнадежной задолженности. И далее уже бухгалтерия доводит дело до конца.

Третий шаг: возврат переплаты

Возврат безнадежного долга невозможен, но можно вернуть излишне уплаченные налоги. Пакет документации по инвентаризации расчетных операций, а также распоряжение о списании безнадежной задолженности передаются в бухгалтерскую службу – обычно главному бухгалтеру.

Списание документируется бухгалтерской справкой в соответствии с формой, закрепленной в учетной политике организации. Руководствуясь бухгалтерской справкой, операцию по списанию задолженности фиксируют в бухгалтерском и налоговом учете.

Проводки для кредиторской задолженности:

• 91-1 «Прочие доходы».
• 76 «НДС с авансов полученных».

Проводки для дебетовой задолженности:

• 63 «Резервы по сомнительным долгам».
• 91-2 «Прочие расходы».
• 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Нюансы, которые следует учитывать

Запрещено списывать долг с истекшим сроком исковой давности, если должник проходит процедуру банкротства и задолженность зафиксирована в реестре требований кредиторов (письмо Минфина от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313). Если задолженность внесена в реестр требований к банкроту, ее списание допустимо только после исключения банкрота из ЕГРЮЛ.

Погашение долга после списания. Денежные средства, полученные от должника, относятся к внереализационным налоговым доходам на дату их зачисления на расчетный счет, в кассу либо на дату погашения другим методом.

Факт смерти должника – физического лица не служит основанием для признания долга безнадежным, поскольку обязательства могут быть исполнены наследниками. Об этом говорится в письме Минфина от 19.10.2022 № 03-03-06/1/101038. Таким образом, компания не имеет права в автоматическом режиме помечать такие долги безнадежными. Однако такой долг можно списать по другим причинам: к примеру, после завершения срока исковой давности.

Если работодатель инициировал судебное разбирательство для взыскания средств с сотрудника и суд вынес отказ во взыскании, отнести долг к налоговым расходам на основании судебного постановления до завершения срока исковой давности будет невозможно (письмо Минфина от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).

Автоматизированные решения

«Контур.Экстерн» дает возможность находить и списывать невозвратные долги в несколько кликов. Современное программное решение рассчитано для оптимизации рабочих процессов и повышения точности ведения бухучета. Вы можете подключиться в любой момент, независимо от системы налогообложения и масштабов компании. Для получения экспертной консультации переходите на страницу сервиса и оставляйте заявку на обратный звонок.