Что делать, если ФНС вернула отчет с ошибкой?

Если выявляются ошибки в отчетности, ИФНС возвращает компании или индивидуальному предпринимателю эту электронную отчетность и информирует о наличии недостоверных данных. В интересах налогоплательщика как можно быстрее устранить ошибки и повторно направить отчет. Если отчетность сдается после установленных сроков, налоговая может наложить штрафы, а при систематических нарушениях применить более суровые санкции.

В данной статье мы рассмотрим, что делать, если вы получили обратно отчет, какие есть способы минимизации ошибок и чем грозит несоблюдение сроков отправки отчетности.

Как понять, что отчет принят?

Датой представления электронной отчетности в ИФНС считается дата электронной отправки. Это фиксируется в ответе от инспекции. Однако это еще не означает, что отчетность принята без замечаний.

Если с документом проблем нет, в течение одного рабочего дня налоговая инспекция направляет налогоплательщику квитанцию о приеме отчета, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) налогового органа. Вот именно это и подтверждает, что всё, отчет принят.

Как понять, что отчет не принят из-за наличия в документе ошибок и неточностей?

Налоговый орган сообщает налогоплательщику об ошибках в отчете, направив уведомление, в котором указываются соответствующие коды нарушений. Это также происходит в течение одного рабочего дня. К тому же в сообщении указывается причина отказа, что упрощает поиск и исправление ошибок.

Возможные причины для возвращения отчета

Основания для отказа в приеме отчета представлены в перечне п. 19 регламента ФНС.

Возможные причины:

• декларация или расчет направлены не в ту инспекцию ФНС;
• у лица, сдающего отчетность лично, нет при себе паспорта, он утерян, просрочен;
• представитель, подающий документы за налогоплательщика, не имеет правильно оформленной доверенности;
• используется устаревшая (недействующая) форма декларации или расчета;
• декларация или расчет подписаны лицом, который лишен прав заниматься предпринимательской деятельностью или быть руководителем;
• декларация или отчет представлены руководителем или ИП, который умер, что подтверждается поступившими в налоговую инспекцию сведениями из ЗАГСа;
• у инспекции есть вступившее в силу судебное решение о признании руководителя или ИП без вести отсутствующим, недееспособным;
• имеется судебный акт о запрете руководителю принимать дальнейшее участие в управлении и деятельности компании;
• в ЕГРЮЛ внесена запись о недостоверности данных в отношении руководителя организации;
• в декларации или отчете отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя, ИП или уполномоченного представителя;
• в расчетах по взносам допущены ошибки (например, в персональных данных застрахованных лиц): в том числе когда суммы показателей по физлицам не совпадают с обобщенными показателями по страхованию в целом.

Как налоговая проверяет отчеты и расчеты?

Не стоит рассчитывать, что что-то будет упущено из виду налоговой. Налоговая проверяет отчеты с помощью автоматизированной системы, внедряются технологии ИИ. Система выявляет соответствующие ошибки, если они есть, налогоплательщику направляется уведомление с кодовым содержанием. Код состоит из 10 цифр.

Разбираем коды

По первым двум цифрам уже можно понять, что не так с вашим отчетом:

• 01: налогоплательщик нарушил порядок представления отчета;
• 02: выявлено неверное наименование файла (оно не соответствует требованиям);
• 03: есть неточности, которые обнаружены при форматном контроле;
• 04: есть логические ошибки;
• 05: есть несоответствия при проверке данных по справочникам.

Что делать: пошаговый алгоритм

Давайте рассмотрим типовые ошибки и алгоритм действий:

• 0100100001: ошибка говорит о том, что в отчете отсутствует ЭП руководителя или законного представителя.
  Что делать? Необходимо подписать отчет электронной подписью и повторно подать в инспекцию.
• 0100100005: ошибка, которая говорит о том, что поставленная ЭП не принадлежит налогоплательщику. То есть налоговая выявила несоответствия между сертификатами (тот, кто сдает отчет, к нему не имеет отношения).
  Что делать? Необходимо проверить сертификат и переподписать отчет, только уже подписью налогоплательщика. И повторно направить отчет.
• 0100100011: ошибка, которая говорит о том, что отчет подписало лицо, не имеющее соответствующих полномочий.
  Что делать? Подписать отчет электронной подписью руководителя или уполномоченного на то лица. Убедитесь, что для подписи у руководителя есть полномочия, он не лишен своего статуса.
• 010010006: ошибка, которая говорит о том, что срок действия сертификата ЭП истек.
  Что делать? Необходимо получить новый сертификат, повторно подписать отчет и направить документ в ИФНС.
• 0100200001: ошибка, которая говорит об отправке отчета не в то отделение налоговой.
  Что делать? Скорректировать в отчете номер ИФНС и повторно направить документ в свою инспекцию.
• 0100200015: ошибка, которая говорит о том, что такого получателя не существует (неточное указание кода ИФНС).
  Что делать? Исправить код ИФНС-получателя и повторно направить отчет.
• 0400100001: ошибка, которая говорит о неточном указании данных по ИНН, КПП – плательщик просто не найден в базе.
  Что делать? Поменять данные на актуальные, перепроверить сведения и подать отчетность заново.
• 0100500001: ошибка, которая говорит об отсутствии сведений о доверенности. То есть к отчету замечаний нет, но ИФНС не может проверить наличие прав на подписание, отправку отчета по доверенности.
  Что делать? Необходимо оформить доверенность на представителя, сделать скан, приложить его к отчету и повторно направить в налоговую инспекцию. При этом при продлении или замене доверенности реквизиты отдельно прописываются на титульном листе.
• 0400500003: ошибка, которая говорит о том, что сведения о застрахованных лицах не совпадают с информацией, имеющейся в базах ИФНС. Возможно, допущены неточности в персональных данных физических лиц: например, неверно указаны ФИО, ИНН, СНИЛС.
  Что делать? Проверить и сверить личные данные, уточнить, не меняли ли сотрудники ФИО, персональные данные. После этого нужно скорректировать ошибочные сведения и повторно отправить отчет.
• 0400400011: ошибка, сигнализирующая о разночтениях в суммах страховых взносов (по всем застрахованным лицам и по конкретному плательщику).
  Что делать? Необходимо перепроверить показатели за последний период и убедиться, что достигнуто равенство между общей суммой взносов, начисленных страхователем, и суммой, образованной при сложении взносов по каждому физлицу. Обнаружив ошибку, внести исправления, проверить еще раз отчет и направить его в налоговую.

Как избежать ошибок в будущем?

Следует использовать автоматизированные системы подготовки отчетности, к примеру "Контур.Экстерн". Интеллектуальный автоматизированный сервис функционирует для того, чтобы свести ошибки к минимуму и сделать сдачу отчетности более простой и быстрой.

"Контур.Экстерн" способен проверить корректность реквизитов организации (ИНН/КПП, ОГРН и др.), отследить срок действия квалифицированной электронной подписи (КЭП). И важно, что сервис использует только действующую подпись уполномоченного лица. Также он ведет календарь отчетности, напоминает о крайних сроках сдачи отчетов и уплаты налогов и может считаться полноправным ассистентом бухгалтера в периоды отправки отчетности.

Оцените все возможности сервиса "Контур.Экстерн" – есть возможность выбрать наиболее подходящий тариф и спектр опций с учетом специфики вашего бизнеса и потребностей компании.