Как ускорить выполнение требования о представлении документов
07.05.13
В рамках налоговых проверок инспекторы зачастую запрашивают достаточно большой объем документов. На выполнение требования может уходить от двух до десяти дней. Однако ускорить представление документов достаточно просто, считает Антон Сабитов, менеджер проектов СКБ Контур.
Так как основное время при представлении документов бухгалтер тратит на поиск в архивах, заверку копий и физическую доставку, соблюдение двух нижеперечисленных принципов позволит сократить срок представления до одного дня.
Пользуйтесь электронным архивом
Чтобы создать копию истребуемого документа, его нужно найти в бумажном архиве, отсканировать, распечатать и заверить подписью и печатью. При этом большая часть времени тратится на поиск, а если арендные площади находятся за пределами организации, то и на транспортировку документов. Если же при работе с документами взять за привычку сразу сканировать их и заносить в электронный архив (это может быть специальная программа или даже список папок на ПК), поиск будет осуществляться намного быстрее. Действительно, по названию файла или с помощью разнообразных фильтров найти необходимые документы даже при большом их количестве можно в течение часа.
Направляйте документы через Интернет
Обмен электронными, юридически значимыми документами между участниками документооборота в системе Контур-Экстерн между налогоплательщиками и инспекциями по сравнению с бумажным значительно упрощает обработку и проверку документов и ускоряет их доставку. Электронные документы подписываются электронной подписью, юридически значимы и не требуют дублирования на бумаге. Право представлять документы в электронном виде закреплено ст. 93 Налогового кодекса. А согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-
Порядок представления документов в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком после получения электронного требования (которое налоговая направляет через спецоператора связи налогоплательщика) бухгалтеру надлежит:
- сформировать и отправить через спецоператора связи в налоговую квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования;
- затем в xml-формате составить электронную опись, к которой необходимо прикрепить документы. Электронные документы в утвержденных ФНС xml-
форматах можно прикрепить к описи сразу же. Бумажные придется отсканировать (или выгрузить из электронного архива), перевести в форматы .tif или .jpeg и для каждого документа заполнить поля метаинформации; - после формирования пакет документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в инспекцию по ТКС.
В системе «Контур.Экстерн» 60% работы по представлению документов выполняется автоматически.
Представление документов по требованию налогового органа через систему «Контур-Экстерн» снимает с налогоплательщика большую часть ответственности за правильное формирование пакета документов, так как все проверки на соответствие форматам и отсутствие ошибок происходят автоматически.
В системе сразу же после получения требования можно отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить в инспекцию. В ответ налогоплательщику придет извещение о приеме документов.
Для бумажных документов в системе реализован удобный механизм распознавания данных: при сканировании или выгрузке документов из электронного архива автоматически заполняются практически все поля метаинформации – данные не придется вбивать вручную. Откорректировать информацию о документе можно на любом этапе формирования описи. Система самостоятельно переведет файлы из любого формата в формат .jpeg, соберет все страницы документа в отдельный файл и сверит суммы. При этом электронный документооборот по представлению дополнительно не тарифицируется, а летом появится возможность хранить документы в электронном архиве.
