Виды и различия электронной подписи: ПЭП, НЭП и КЭП

Электронная подпись давно стала привычным инструментом для бизнеса, ИП, самозанятых и физических лиц. С её помощью можно подписывать договоры, акты, счета, заявления, кадровые документы, отчётность и другие файлы без личной встречи и бумажного обмена.
Но на практике часто возникает вопрос: какой тип электронной подписи выбрать? ПЭП, НЭП, КЭП — названия похожи, но юридическая сила, уровень защиты и сферы применения у них разные.

В этой статье разберём простыми словами, что такое простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись и квалифицированная электронная подпись, чем они отличаются и когда какую подпись использовать.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — это цифровой способ подтвердить, что документ подписал конкретный человек или организация. Она используется в электронном документообороте и помогает заменить обычную подпись на бумаге.

По Федеральному закону № 63-ФЗ в России применяются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая бывает неквалифицированной и квалифицированной. В деловой практике эти виды чаще называют сокращённо: ПЭП, НЭП и КЭП.

Электронная подпись может использоваться для разных задач:

• подписания договоров;
• обмена закрывающими документами;
• сдачи отчётности;
• работы с государственными порталами;
• участия в электронных торгах;
• кадрового электронного документооборота;
• внутреннего согласования документов.

При этом важно понимать: не каждый вид подписи подходит для любого документа. Например, для входа в личный кабинет может быть достаточно ПЭП, а для сдачи отчётности или участия в торгах чаще требуется КЭП.

Основные виды электронной подписи документов

Виды электронной подписи документов отличаются по уровню защиты, способу создания и юридической силе.

Основные виды:

• простая электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись;
• усиленная квалифицированная электронная подпись.

Разберём каждый вариант отдельно.

Простая электронная подпись: ПЭП подпись

Простая электронная подпись это самый базовый вид электронной подписи. Она подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь, но не всегда защищает документ от изменения после подписания.

Иначе говоря, ПЭП это электронная подпись, которая может создаваться с помощью:

• логина и пароля;
• кода из SMS;
• одноразового кода из приложения;
• подтверждения через личный кабинет;
• электронной почты;
• учётной записи на сервисе.

Например, когда человек входит в личный кабинет банка по логину, паролю и SMS-коду, он использует механизм простой электронной подписи. Похожий принцип применяется при подтверждении действий на Госуслугах и в некоторых онлайн-сервисах. Госуслуги также описывают ПЭП как подпись, которая формируется с помощью учётной записи пользователя.

Где используется ПЭП

ПЭП подпись часто применяется там, где не требуется высокий уровень защиты или где стороны заранее договорились признавать такой способ подписания.

Примеры использования:

• подтверждение заявки на сайте;
• подписание согласия в личном кабинете;
• внутренний документооборот компании;
• подтверждение ознакомления с документом;
• обмен простыми заявлениями;
• работа с некоторыми банковскими и страховыми сервисами.

Пример использования ПЭП

Сотрудник заходит в корпоративный портал по логину и паролю и подтверждает ознакомление с внутренним регламентом. В компании заранее прописано, что такие действия признаются простой электронной подписью. В этом случае ПЭП может использоваться во внутреннем документообороте.

Но для внешнего договора с контрагентом простой подписи может быть недостаточно, если стороны заранее не закрепили правила её применения.

Неквалифицированная электронная подпись: НЭП подпись что это

Неквалифицированная электронная подпись это усиленная подпись, которая создаётся с использованием криптографических средств. Она позволяет определить подписанта и проверить, менялся ли документ после подписания. В законе НЭП относится к усиленным электронным подписям.
Если говорить проще, НЭП электронная подпись что это: это более защищённый вариант по сравнению с ПЭП. Она подходит для юридически значимого обмена документами, но в ряде случаев сторонам нужно заранее договориться, что они признают такую подпись равнозначной собственноручной.

Где используется НЭП

НЭП часто применяют:

• во внутреннем электронном документообороте;
• при кадровом ЭДО;
• при обмене документами между компаниями;
• в системах электронного согласования;
• в сервисах, где стороны заключили соглашение об использовании НЭП.

Например, компания может перевести часть кадровых документов в электронный вид и использовать НЭП для подписания заявлений, уведомлений и внутренних документов.

Пример использования НЭП

Компания и подрядчик работают через сервис электронного документооборота. Перед началом обмена они подписывают соглашение, где указывают, что документы, подписанные НЭП, признаются юридически значимыми. После этого стороны могут подписывать акты, заявки или дополнительные соглашения без бумажного обмена.

КЭП это электронная подпись с максимальной юридической силой

КЭП это электронная подпись, которая имеет самый высокий уровень доверия и защиты. Полное название — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подпись КЭП что это простыми словами: это подпись, которая создаётся с использованием сертифицированных средств криптографической защиты, а сертификат ключа проверки выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром. Именно эти признаки отличают КЭП от НЭП.

Квалифицированная электронная подпись чаще всего применяется там, где требуется официальное подтверждение личности подписанта и высокая юридическая значимость документа.

Где используется КЭП

КЭП используют для:

• сдачи отчётности в ФНС, СФР и другие ведомства;
• участия в электронных торгах;
• регистрации онлайн-касс;
• работы с государственными информационными системами;
• подписания договоров с контрагентами;
• обмена юридически значимыми документами;
• подачи заявлений в госорганы;
• работы с маркировкой и системой «Честный ЗНАК».

Например, если организация сдаёт налоговую отчётность через интернет, ей потребуется квалифицированная электронная подпись. Если ИП участвует в закупках, ему также нужна КЭП.

Чем отличаются ПЭП, НЭП и КЭП

Разница между видами электронной подписи — в уровне защиты, способе получения и сфере применения.

Простая электронная подпись

ПЭП подтверждает действие пользователя с помощью кода, пароля или другого идентификатора. Она удобна и быстро используется, но имеет ограниченную юридическую силу.

Подходит для:

• личных кабинетов;
• внутренних процессов;
• простых подтверждений;
• ситуаций, где стороны заранее договорились о применении ПЭП.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП создаётся с использованием криптографии. Она защищённее ПЭП и позволяет проверить, изменялся ли документ после подписания.

Подходит для:

• внутреннего ЭДО;
• кадрового ЭДО;
• обмена документами между контрагентами;
• ситуаций, где есть соглашение об использовании НЭП.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП имеет максимальную юридическую силу и подходит для большинства официальных задач. Для неё используется сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

Подходит для:

• отчётности;
• торгов;
• госуслуг для бизнеса;
• юридически значимых договоров;
• официального документооборота с ведомствами.

Как подписать договор ЭЦП

Вопрос «как подписать договор ЭЦП» часто возникает у компаний, которые переходят на электронный документооборот.

Общий порядок обычно выглядит так:

1. Стороны выбирают сервис или систему для обмена документами.
2. Определяют, какой вид электронной подписи будет использоваться.
3. При необходимости заключают соглашение об электронном взаимодействии.
4. Загружают договор в систему.
5. Подписывают документ электронной подписью.
6. Получают подписанный файл и подтверждение подписания.

Подписание договора ЭЦП возможно с использованием НЭП или КЭП. В некоторых случаях можно использовать ПЭП, но только если стороны заранее согласовали такой порядок.

Пример подписания договора ЭЦП

Компания заключает договор с поставщиком. Обе стороны используют электронный документооборот. Если договор подписывается КЭП, дополнительное соглашение о признании подписи обычно не требуется, так как КЭП изначально обладает высокой юридической силой.

Если стороны хотят использовать НЭП, им нужно закрепить правила: как создаётся подпись, как идентифицируется подписант, как проверяется документ и что стороны признают такие документы равнозначными бумажным.

Какой тип электронной подписи выбрать

Чтобы понять, какой тип электронной подписи выбрать, нужно учитывать цель использования.

Для личного кабинета и простых действий

Подойдёт ПЭП.

Например:

• вход в сервис;
• подтверждение заявки;
• согласие с условиями;
• простое внутреннее подтверждение.

Для внутреннего документооборота

Подойдёт НЭП или ПЭП — в зависимости от значимости документов и настроек системы.

Например:

• заявления сотрудников;
• ознакомление с приказами;
• внутренние согласования;
• кадровые документы.

Для договоров с контрагентами

Чаще выбирают НЭП или КЭП.

НЭП удобна, если стороны работают в одной системе ЭДО и заключили соглашение о признании подписи. КЭП лучше использовать, когда нужен максимально надёжный вариант для юридически значимых документов.

Для отчётности и госорганов

Нужна КЭП.

Например:

• сдача налоговой отчётности;
• работа с ФНС;
• участие в закупках;
• подача официальных заявлений;
• работа с государственными системами.

Ошибки при выборе электронной подписи

При выборе электронной подписи часто допускают ошибки, которые могут привести к спорам или отказу в принятии документов.

Ошибка 1. Использовать ПЭП для важных договоров без соглашения

ПЭП может быть удобной, но для юридически значимых документов важно заранее определить правила её применения. Без соглашения доказать юридическую силу документа может быть сложнее.

Ошибка 2. Считать НЭП полной заменой КЭП во всех случаях

НЭП подходит для многих задач, но не всегда заменяет КЭП. Для отчётности, торгов и взаимодействия с рядом государственных систем чаще требуется именно квалифицированная подпись.

Ошибка 3. Оформить подпись не на того человека

Для организации важно понимать, кто именно будет подписывать документы: руководитель, сотрудник по доверенности или индивидуальный предприниматель. От этого зависит порядок получения и использования подписи.

Ошибка 4. Не проверить срок действия сертификата
У КЭП есть срок действия. Если сертификат истёк, подписывать документы такой подписью уже нельзя. Поэтому важно заранее отслеживать дату окончания и вовремя продлевать подпись.