Как перевыпустить или продлить ЭЦП

Электронной цифровой подписью пользуются более 20 млн россиян, в том числе те, кто не являются предпринимателями или собственниками бизнеса. Популярность ЭЦП весьма понятна, и в рамках данного материала мы рассмотрим основные аспекты перевыпуска и продления электронной подписи, уточним, что для этого нужно, куда следует подать заявление и другие ключевые вопросы.

Когда нужно продлевать или перевыпускать ЭЦП?

Продлевать сертификат ЭЦП необходимо заблаговременно – до того, как закончится его срок действия. Эксперты рекомендуют начинать процедуру перевыпуска за 30-40 дней. При таком подходе организация или ИП сможет избежать простоев в документообороте, так как возможны ошибки в заявлении, из-за чего, вероятно, оно будет на рассмотрении дольше обычного. Этой же рекомендации нужно следовать не только юрлицам, но и физлицам, которые планируют дальше пользоваться ЭЦП для решения своих частных задач.

Поводы для обращения в сертифицированный центр для перевыпуска электронной подписи:

• истечение срока действия сертификата;
• изменение персональных данных (например, если физлицо поменяло паспортные данные, была смена ФИО);
• изменение реквизитов компании (ИНН, ОГРН или иных данных);
• утеря закрытого ключа (токена или смарт-карты);
• отзыв сертификата по запросу надзорных служб;
• вынужденный переход на новые криптографические алгоритмы;
• необходимость смены PIN-кода токена при полном сбросе устройства.

В чем разница между продлением и перевыпуском электронной подписи?

Продление электронной подписи – выпуск нового сертификата на базе уже существующего при условии, что закрытый ключ и носитель остаются прежними. То есть они не были скомпрометированы: не было атак, угроз, потери ключа и иных ситуаций, при которых были бы сомнения в безопасности ЭЦП. Процедура продления проходит в упрощенном порядке, так как требует минимального количества проверок.
Перевыпуск электронной подписи – генерация новой пары ключей и по сути оформление ЭЦП с нуля с необходимостью получения нового токена и сертификата. Процедура перевыпуска проводится при переходе на новые криптографические алгоритмы, при смене персональных данных, а также при утере или компрометации ключа.

Срок действия ЭЦП: как узнать и когда пора обновлять?

Юрлица и физлица могут уточнить срок действия сертификата через:

• криптопровайдер;
• браузер (можно через «Свойства» выйти к подпункту «Сертификаты» и ознакомиться с информацией);
• через личный кабинет удостоверяющего центра (например, через сайт – есть раздел управления сертификатами, в котором представлена ключевая информация).

Какие документы нужны для продления электронной подписи?

Для физического лица необходимы следующие документы:

• паспорт (оригинал);
• СНИЛС (в некоторых случаях достаточно знать только номер);
• действующий сертификат (при личном визите достаточно предъявить токен);
• заявление на продление (шаблонные формы заявления предоставляет аккредитованный центр).

Для юридического лица необходимы:

• устав компании и/или приказ о назначении ответственного за ЭЦП;
• копии паспортов и СНИЛС уполномоченных лиц;
• заявление на продление на бланке компании;
• доверенность (если подает заявление не руководитель компании).

Кто имеет право продлить или перевыпустить ЭЦП?

Продлить или перевыпустить ЭЦП может физлицо, которое и владеет сертификатом. Если нет возможности лично заняться процедурой переоформления, в этом случае может обратиться в центр его представитель, но только при наличии нотариально заверенной доверенности.

Что касается юрлиц, то в этом случае может обратиться в центр руководитель (директор, гендиректор), уполномоченное лицо или же ответственный сотрудник, если есть дополнительный приказ, подтверждающий передачу ему роли администратора ЭЦП.

Как продлить ЭЦП через удостоверяющий центр?

Алгоритм продления ЭЦП через удостоверяющий центр:

• проверьте дату окончания текущего сертификата;
• авторизуйтесь в личном кабинете на сайте УЦ или обратитесь лично в офис;
• заполните заявку на продление сертификата;
• предоставьте оригиналы документов;
• оплатите услуги продления по тарифам УЦ;
• дождитесь выпуска нового сертификата (как правило, УЦ уведомляет по электронной почте или присылает письмо в личный кабинет);
• скачайте и установите новый сертификат в ваше криптопрограммное обеспечение и проверьте корректность подписи.

Если вы обращаетесь дистанционно, возможно, потребуется удаленная идентификация посредством видеосвязи.

Как продлить ЭЦП онлайн через портал Госуслуг или операторов?

Инструкция по продлению электронной подписи:

• войдите в личный кабинет и убедитесь, что ваша учетная запись на Госуслугах подтверждена;
• выберите подпункт «ФНС» (Федеральная налоговая служба) и далее опцию «Получение и продление квалифицированной ЭЦП»;
• подайте заявление в инспекцию и выберите тип сертификата;
• заполните форму: ИНН, номер старого сертификата и др.;
• загрузите отсканированные копии требуемых документов для ФНС;
• выберите удобного оператора (Госуслуги предлагают на выбор аккредитованные организации);
• оплатите услугу;
• пройдите удаленную идентификацию;
• после выпуска сертификата скачайте файл и установите его в ваше крипто-ПО.

Если вы продлеваете через операторов, то алгоритм примерно такой же: нужно зайти в ЛК, загрузить данные, копии документов, выбрать способ идентификации, оплатить услуги и далее (уже после получения) установить новый сертификат в программное обеспечение.

Продление ЭЦП для юридических лиц и ИП

Чтобы продлить электронную подпись, руководитель, предприниматель или ответственное лицо должно пройти все те же этапы и подать полный пакет документов.
Для юрлиц и ИП доступны ФНС (через Госуслуги) и коммерческие УЦ – можно оценить тарифы и выбрать наиболее подходящий вариант. Оплату можно произвести как онлайн, так и по выставленному УЦ счету. Рекомендовано сохранять квитанции по оплате для отчетности.

Что делать, если срок действия подписи уже истёк?

Если вы попытались подписать документ, а ваша ЭЦП уже недействительна, то вы не сможете ничего сделать, пока не будет пройдена процедура переоформления согласно действующим регламентам.

Необходимо:

• прекратить пользоваться ЭЦП;
• проинформировать партнеров, контрагентов, а также внутренних специалистов;
• подготовить документы и обратиться в УЦ;
• оплатить услугу;
• пройти идентификацию и получить новый сертификат на токене.

Сколько стоит продление или перевыпуск ЭЦП

Цена продления подписи зависит от спектра услуг и вида ключа, носителя.

Какие ошибки чаще всего совершают при продлении ЭЦП?

Заполнять все пункты и подпункты нужно правильно. Даже одно несовпадение по цифрам, буквенно-символьным обозначениям в ИНН, СНИЛС и других документах может послужить причиной для отказа в выдаче нового сертификата.

Не стремитесь сокращать названия, наименования: все должно быть точно заполнено в соответствии с бумажными носителями.

Еще одна распространенная ошибка: неправильная установка сертификата, дублирование старого сертификата. Соблюдайте законодательство и требования Минцифр, ФНС, ФСБ. Не пытайтесь подделать или пытаться использовать уже негодную электронную подпись. Это карается законом.

Заключение: как не пропустить срок действия ЭЦП и обновить её вовремя

Чтобы не пропустить продление ЭЦП, заведите журнал учета или назначьте ответственного специалиста, который будет следить за сроками. Также есть различные сервисы и модули, которые могут напоминать вам о сроках ЭЦП в автоматическом режиме.

Неспроста рекомендована подача заявки на продление ЭЦП за 30-45 дней. Этого периода достаточно, чтобы завершить процедуру даже в случае совершения первичных ошибок в документации вовремя!

Если нужна экспертная поддержка, обращайтесь к нашим специалистам – заявку можно отправить здесь.