Пошаговое руководство: как начать сдавать отчеты онлайн (ФНС, ПФР, ФСС и др.)

С 2019 года компании обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность в электронном виде, то есть через интернет (п. 5 ст. 18 Закона № 402-ФЗ). ФНС не примет бумажный отчет, даже если он будет сдан лично в отделении и полностью соответствовать заявленным нормативам. Если компания небольшая, не обязательно формировать штат бухгалтеров — ИП и владельцы ООО, работающие по упрощенке, вполне могут сдавать декларации и отчетности самостоятельно, являясь ответственными налогоплательщиками.

Ниже мы рассмотрим основные аспекты отправки отчетностей и представим инструкцию для тех, кто еще ни разу не отправлял документы в ФНС онлайн.

Что потребуется для сдачи отчетности самостоятельно?

У организации (индивидуального предпринимателя) должен быть ПК, и он обязан соответствовать техническим требованиям, установленным налоговым органом. Эти требования можно найти на сайте. Все достаточно просто.
Для подписания документации онлайн необходима цифровая подпись, а в ряде случаев нужно подключиться к системе ЭДО. Но обо всем по порядку.

Условия и ограничения на сдачу бумажной формы

При подаче декларации по НДС допускается только электронный формат отчетности — это закреплено законодательством.
Организации с численностью штата свыше 100 сотрудников все налоговые и бухгалтерские отчетности обязаны предоставлять только через электронные средства. Это требование обновленного Налогового кодекса.

Если компания или индивидуальный предприниматель выступают в роли налогового агента по НДФЛ и штат превышает 10 работников, то также обязательна электронная сдача отчетов.

Соответственно, подавать в бумажной форме можно весьма ограниченный спектр деклараций. И с каждым годом список документов заметно уменьшается. Так или иначе, следует начать переход к ЭДО, современным программам и сервисам, синхронизированным с ФНС.

Как отчитываться через интернет: личный кабинет и ЭДО

Есть два способа отправки деклараций и отчетностей в ФНС и ФСС:

• Через официальные порталы инспекции и личные кабинеты.
• Через систему электронного документооборота (ЭДО). После прохождения регистрации и интеграции ЭДО в рутинную практику предприятия получают возможность в пару кликов и в любое время суток обмениваться документами не только с государственными органами, но и с контрагентами.

Необходимые условия: ЭЦП, сертификаты и идентификатор абонента

Для отправки отчетностей необходимы:

• Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она обеспечивает аутентификацию и подтверждает юридическую силу передаваемых данных. ЭЦП должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром и соответствовать требованиям законодательства.
• Сертификаты. Они содержат информацию о владельце ЭЦП и используются для проверки подлинности подписанных документов. Устанавливаются и хранятся в защищённой среде для безопасной работы с отчетностью.
• Идентификатор абонента. Уникальные данные, присваиваемые налогоплательщику в ФНС. Он используется для идентификации отправителя и отслеживания маршрутизации отчетностей.

Программы и сервисы для подготовки и отправки отчетов

Разработано большое количество программ и сервисов для подготовки отчетов и деклараций. Но следует понимать, что не все программы можно интегрировать в 1С и бухгалтерскую практику, адаптировать для документообмена с государственными органами и внедрить ЭЦП.

Одним из самых популярных сервисов является "Контур.Экстерн". Сервис в полной мере соответствует требованиям государственных органов, обеспечивает безопасность передачи данных, а также предоставляет пользователям широкие возможности для подготовки, заполнения, редактирования, отправки, переделки отчетностей. "Контур.Экстерн" может напоминать бухгалтерам о приближающихся сроках сдачи документации и автоматизировать процесс сдачи отчетов и деклараций.

Пошаговая инструкция: от заполнения до отправки

Прежде чем начать заполнять отчетность для отправки онлайн в государственный орган, необходимо либо установить ЭДО, либо зарегистрировать личные кабинеты на порталах инспекций. Для компаний предпочтительнее первый вариант.

Для подключения ЭДО необходимо выбрать оператора, тариф, оплатить услугу и получить инструкцию для дальнейших действий. Также следует понимать, что помимо ЭДО нужна и ЭП. Она оформляется в аккредитованном центре и устанавливается на ПК для возможности подписывать документацию аналогично бумажной. Отчетности без ЭЦП инспекции не принимают.

Инструкция к действию (на примере "Контур.Экстерн"):

• Подключитесь к системе электронного документооборота.
• Выберите желаемый шаблон (форму) для заполнения (декларация, расчет по взносам, отчетность и др.).
• Заполните регистрационные данные: ИНН, КПП, ОКТМО, расчетные счета. В последующем повторно заполнять их не придется. Интеллектуальная программа способна автоматически подставлять необходимые данные.
• Внесите корректные расчетные показатели и правильные коды.
• На любом этапе подготовки отчета вы можете отредактировать его и исправить ошибки (система визуально выделяет некорректно оформленные поля).
• Заверьте документ сертификатом электронной подписи.
• Отправьте сформированный и подписанный документ одним кликом. В ряде случаев нужно учитывать требуемый формат файла: например, налоговики принимают отчетности в виде XML или PDF.

Если вы планируете сдать отчетность через электронный кабинет, то необходимо привычным образом сформировать в Excel или в другой программе отчетный документ, сохранить его в нужном формате. Далее следует зайти в Личный кабинет налогоплательщика на официальном портале ФНС и подгрузить файл в специальном окне. Убедитесь в том, что он полностью загружен и отправлен. При сбоях связи файл может не прогрузиться: вы закроете страницу и будете ошибочно уверены в том, что он отправлен, а в последующем получите штраф.

Преимущества электронной сдачи отчетности

Основные преимущества, которые отмечают специалисты:

• Экономия времени и ресурсов. Обеспечиваются быстрая отправка и обработка отчетов без необходимости посещения государственных органов. Что касается ресурсов, то в годовой перспективе отмечается значительное снижение затрат на покупку бумаги, печать, услуги курьерских служб, почтовую отправку.
• Удобство отправки отчетностей в ФНС из любой точки мира. Бухгалтеру достаточно иметь выход в интернет и доступ к личному кабинету. И еще одно преимущество: возможность отправки документации без привязки к офисным часам. То есть в условиях дедлайнов и чрезвычайной нагрузки бухгалтеры могут отправлять отчеты с подписью во внеурочное время.
• Автоматизация работы приводит к снижению ошибок практически до нуля. Программы способны проводить проверку, сверку данных, выявлять неточности, несоответствия и предупреждать об их наличии пользователя. Таким образом, после внедрения электронной отчетности в ФНС поступает в разы меньше ошибочно заполненных документов. Значительно меньше стало штрафов и санкций.
• Быстрый ответ. Пользователь получает уведомление от системы о приеме и результатах обработки отчетов. Если налоговый орган выявит недочеты и отправит отчет на доработку, организация может быстрее реагировать на замечания.
• Сохранение конфиденциальности, снижение рисков несанкционированного доступа к документации, а также порчи и потери.
• Отсутствие зависимости от работы курьеров и третьих лиц. Отчетность отправляется без задержек, дата отправки фиксируется в программе.

Штрафы и риски при нарушении сроков или формата

Налогоплательщикам не стоит рассчитывать, что ФНС не заметит ошибку или просрочку сдачи документации.

За несвоевременную сдачу деклараций предусмотрены штрафы. Например, по НДС, налогу на прибыль или НДФЛ они составляют от 5 % от неуплаченной суммы налога. При грубом нарушении законодательных требований к бухучету сумма может достигать 30 000 рублей. Система штрафов ФНС охватывает весь спектр возможных нарушений, и оплачивать их нужно в течение 8 дней.

За непредоставление отчетов о начисленных страховых взносах начисляются штрафы в размере 500 рублей за каждый отчет. При систематическом нарушении возможна блокировка лицевого счета. За просрочку уплаты взносов начисляются пени по ставке ЦБ РФ.

Если отчет заполнен с ошибками, содержит неверные коды, неправильные реквизиты или недостающие сведения, налоговый орган также выставляет штраф. Возможны доначисления, пени и более серьезные санкции. Если компания систематически нарушает сроки, возможны выездные налоговые проверки и блокировка расчетных счетов.

Способы преодоления сложностей: проверка, поддержка, напоминания

Для более эффективного ведения документооборота следует использовать автоматизированные системы проверки и отправки отчетностей. Прошли времена, когда нужно было проверять вручную большие объемы данных. Современные интеллектуальные системы, например "Контур.Экстерн", способны за считаные секунды проверить документы, выявить несоответствия, выполнить синхронную сверку (например, между платежными документами) и определить возможные несоответствия, ошибки, расхождения.

Также системы способны напоминать пользователям о приближающихся отчетных периодах, отслеживать сроки выполнения работ. В случае возникновения сложностей технические службы готовы помочь с их решением и оказать необходимую поддержку.

Вести документооборот самостоятельно не так сложно, как кажется, если на помощь приходят ИИ-технологии и современные автоматизированные решения!