Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как его организовать в компании

В течение дня офисные сотрудники и удаленные специалисты обмениваются различными документами: счетами, заявлениями, актами, договорами, бухгалтерскими расчетами и т. д. Большой поток документации и информации требует системного подхода к их хранению, передачи, архивированию. Обеспечить такой подход позволяет ЭДО – электронный документооборот.
Ниже мы рассмотрим ключевые аспекты системы: с какими документами можно работать, кто является участником, что нужно для подключения, кто в России обязан вести оборот через ЭДО и другие важные вопросы.

Содержание

• Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
• В чем разница между бумажным и электронным документооборотом?
• Зачем бизнесу переходить на ЭДО?
• Какие документы можно перевести в электронный формат?
• Преимущества электронного документооборота
• Виды электронного документооборота
• Как работает ЭДО: основные участники и этапы
• Требования законодательства к ЭДО
• Как внедрить ЭДО в компании: пошаговый алгоритм
• Что нужно для подключения к ЭДО?
• Популярные операторы ЭДО в России
• Ошибки и трудности при внедрении ЭДО?
• Сколько стоит внедрение ЭДО?
• Заключение: стоит ли переходить на ЭДО и с чего начать?

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

ЭДО – документооборот, осуществляемый посредством интернета при наличии у пользователей ПК. Отправитель в один клик передает файл, получатель в течение нескольких секунд получает его. Согласно действующему законодательству документы, отправленные в цифровом виде через ЭДО, равносильны бумажным аналогам. Таким способом можно взаимодействовать с различными государственными органами, отслеживать ход подписания документов – фактически из любой точки мира.
Наличие электронной подписи и печати еще больше упрощает работу с госорганами и заказчиками, придавая юридическую силу подписанным счетам, отчетам по налогам, заявкам на госзакупки и прочему.

В чем разница между бумажным и электронным документооборотом?

Различия – это формат и способы передачи, хранения.
Бумажные документы распечатываются, собственноручно подписываются ответственными лицами, передаются лично в государственные структуры, контрагентам, заказчикам посредством курьерской службы или почты.
Электронный документооборот предполагает то же самое, только в цифровом формате и практически моментально. ЭДО подразумевает отправку и получение документации через специальное программное обеспечение: файлы перемещаются по каналу связи, представленному оператором. Нет лишних звеньев в документообороте – получает документ тот, кому он адресован.

Зачем бизнесу переходить на ЭДО?

Есть много плюсов, которые получает бизнес. Начиная с простой экономии на бумаге и заканчивая скоростью работы. Число фирм, которые перешли на ЭДО, уже достигло рекордных показателей. Даже несмотря на необходимость оплаты тарифов, многие все равно считают предпочтительным ведение оборота через систему ЭДО.
Поводы, чтобы перейти на ЭДО:

• ускорение бизнес-процессов;
• автоматизация работы;
• минимизация контактов с контрагентами, заказчиками, внештатными специалистами (не нужно лишний раз отслеживать и уточнять, отправлены ли документы, когда приедет курьер и др.);
• минимизация бухгалтерских и иных ошибок;
• сокращение объема бумажного архива (как минимум, это сокращение трат на канцелярию, как максимум – освобождение пространства в кабинетах);
• систематизированность: пользователь может найти в системе то, что ему нужно, поиск занимает считанные секунды;
• возможность хранения файлов без ограничений (декларации, отчеты, оплаченные счета, договора и другие документы могут храниться вечно).

Какие документы можно перевести в электронный формат?

Любые бухгалтерские, судебные, отчетные и иные документы. В частности:

• приказы;
• кассовые чеки;
• счета-фактуры;
• исковые заявления;
• жалобы в надзорные инстанции;
• ходатайства;
• счета;
• заявки на участие в тендерах в рамках госзакупок;
• декларации;
• бухгалтерские расчеты по страховым взносам;
• отчеты по налогам и др.

Преимущества электронного документооборота

Преимущества:

• сокращение трудозатрат на подготовку документации;
• отсутствии зависимости от офисной оргтехники (нужен только ПК и доступ к интернету);
• формирование единого информационного пространства внутри компании с возможностью получать доступ к файлам целым группам сотрудников;
• быстрый поиск нужных файлов, отчетов, документов, счетов;
• понимание того, какой маршрут проходит документ, возможность отслеживать путь движения файла и его статус;
• быстрый обмен документами со сторонними организациями;
• удобная работа с архивом;
• снижение риска ошибок при документообороте;
• возможность сдачи отчетности по налогам без личного визита в ФНС и другие ведомства;
• возможность участвовать в госзакупках и торгах;
• более удобное взаимодействие с государственными структурами, фондами и получение более быстрого ответа.

Виды электронного документооборота

Виды: внутренний и внешний документооборот. В первом случае ЭДО используется для оборота документов внутри одной организации. Например, между отделами, отделами и руководителями, между отделами и внештатными специалистами. Чаще всего в рамках внутреннего оборота ведется работа с приказами, протоколами, расписанием, распоряжениями, уставом, техническими заданиями.
Внешний ЭДО предполагает ведение оборота между сторонними субъектами: компанией и государством (правительством), компанией и контрагентами (партнерами), компанией и государственными ведомствами (ФНС, ПФР и др.).

Как работает ЭДО: основные участники и этапы

Если речь идет о внутреннем ЭДО, еще на этапе испытательного срока работодатель информирует работника об обязательном применении ЭДО, при необходимости проводит обучение.
Если речь идет о внешнем ЭДО, то контрагентам необходимо договориться об обороте документов в цифровом формате устно или письменно. Специалисты рекомендуют подписывать дополнительное соглашение к основному договору, чтобы в дальнейшем не было спорных моментов (например, если партнер решит отказаться от ЭДО ввиду сокращения затрат/банкротства).
Также стороны могут самостоятельно очертить, какие именно документы будут передаваться посредством ЭДО. Исключением являются правительство и госорганы – они следуют строго по протоколам и в рамках действующего законодательства (регламенты едины для всех).

Требования законодательства к ЭДО

В России переход на ЭДО добровольный. В ряде случаев – обязательный, в частности для:

• Компаний, которые производят и реализуют товары, подлежащие маркировке. На сегодняшний день маркировка обязательна для обуви, табачной продукции, бутилированной воды, БАДов. Компании самостоятельно должны следить за появлением новых распоряжений от Правительства.
• Компаний, которые занимаются поставками, реализацией импортных товаров. Их деятельность связана с НСП, движение импортных товаров находится под особым контролем госорганов, поэтому предприятия и малые фирмы обязаны использовать ЭДО, занимаясь импортом. При этом не имеет значения, в каких объемах.
• Компаний, которые принимают участие в госзакупках. Это требование появилось в январе 2022 года. Участвовать в госзакупках без ЭДО невозможно.
• Компаний с численностью штата более 100 человек.
• Компаний, чей оборот составляет более 10 млрд рублей.

Как внедрить ЭДО в компании: пошаговый алгоритм

Госорганы не разработали единого алгоритма подключения.

В целом схема подключения выглядит так:

• определение целей и задач;
• анализ системы делопроизводства (необходимо понять масштабы оборота, по каким маршрутам перемещаются файлы, какие правила действуют внутри организации);
• разработка проекта ЭДО (желательно заранее подготовить регламенты, оформить соответствующее постановление, прописать маршруты документов, определить, какие именно документы и файлы будут отправлять в электронном формате, у кого будет доступ);
• выбор провайдера ЭДО (можно сравнить предложения от операторов: есть различия в тарифах, специфике техподдержки и др.);
• создание электронной подписи и печати;
• внедрение и настройка системы ЭДО;
• обучение сотрудников.

Специалисты рекомендуют постепенно переходить на ЭДО. Во-первых, это большая нагрузка на сотрудников, которые до этого не сталкивались с подобными системами. Необходимо время для адаптации. Во-вторых, нужно проверить работоспособность ЭДО. В некоторых случаях может потребоваться доработка шаблонов.

Что нужно для подключения к ЭДО?

Необходимо иметь ПК, доступ к интернету, электронную подпись, ПО.
Как правило, операторы помогают компаниям на первых этапах, так как на законодательном уровне единые правила не установлены – у каждой организации своя практика внедрения ЭДО.

Популярные операторы ЭДО в России

Популярные операторы в России:

• Контур.Диадок
• СБИС
• Такском
• Точка
• Линк-Сервис

При выборе оператора следует учитывать количество подключенных компаний. Как правило, чем выше их количество, тем в большей степени можно доверять оператору. Популярность – индикатор. Организации редко меняют оператора, если остаются довольными качеством оказываемых услуг. Посмотрите, у кого обслуживаются ваши конкуренты – возможно, это облегчит вам поиск оператора.
Если вы занимаетесь импортом, поставляете в Россию импортные товары, заранее уточните, можно ли взаимодействовать с международными организациями.
Также перед заключением договора следует обязательно проверить данные на сайте ФНС – если оператор не включен в реестр, в этом случае лучше отказаться от его услуг.

Ошибки и трудности при внедрении ЭДО?

Одна из частых ошибок – отказ от бумажных носителей и полностью переход на ЭДО в первый же день.
Следует понимать, что могут быть технические ошибки, могут не справиться сотрудники с возложенными на них обязательствами. Не следует рисковать, особенно если предстоит сдать отчет, нужно выполнить бухгалтерские расчеты, направить пояснение в государственный орган.
Чтобы не было дублирования данных, следует учитывать возможности ЭДО, в частности интеграцию с ERP и CRM.
Трудности носят условный характер. В большинстве случаев в течение 1-2 месяцев работа автоматизируется, и в дальнейшем нет явных проблем с оборотом документов.

Сколько стоит внедрение ЭДО?

Предусмотрены разные тарифы в зависимости от объема оборотов, поэтому точная цена определяется исходя из ваших задач и специфики деятельности.
Тарифы Контур.Диадок представлены здесь.

Заключение: стоит ли переходить на ЭДО и с чего начать?

Стоит переходить на ЭДО, если вы хотите автоматизировать, упростить, ускорить оборот документов на своем предприятии.
Сотни тысяч компаний перешли на ЭДО, и в последующем продолжают пользоваться услугами операторов.
Вы тоже можете оценить все преимущества ЭДО. Сделайте первый шаг – обратитесь к нашим экспертам за дополнительной информацией любым удобным способом. Вам будет предложен наиболее подходящий тариф, а также очерчены условия перехода. Это ни к чему не обязывает: у вас будет возможность взять паузу и все обдумать.