Электронная подпись для юридически значимых документов: отличия и как выбрать

Для юридически значимых документов можно использовать разные виды электронной подписи (ЭП). Многое зависит от требований конфиденциальности и задач: по мере необходимости применяется простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная подпись (КЭП).

В данном материале мы рассмотрим основные отличия ЭП, а также аспекты выбора электронных подписей в зависимости от специфики задач.

Какие документы считаются юридически значимыми?

Согласно статье 165.1 ГК РФ, юридически значимыми считаются: заявления, уведомления, извещения, требования и иные документы, при оформлении которых возникают правовые обязательства для одной или нескольких сторон.

Такие последствия наступают с момента доставки документа адресату или его представителю. Юридические (правовые) документы в большинстве случаев оформляются на бумажных носителях. Но в последнее время все чаще организации отдают предпочтение электронному документообороту. Под юридическим документом понимается любая бумага или электронный файл, содержащий сведения правового характера.

Юридически значимые документы регулируют отношения между участниками, фиксируют правовые положения и договоренности между субъектами, обеспечивают стабильность в отношениях между субъектами, придают официальность проводимым юридическим действиям.

Юридические документы обладают характерными признаками:

• Они содержат информацию юридического значения – обязательную к исполнению. Например, приказы руководства, распоряжения Правительства.
• Создаются в рамках деятельности, связанной с правовой практикой и официальными процедурами.
• Их выпуск основан на нормах законодательства, а также на волеизъявлении граждан и организаций.
• Их издание или составление происходит в пределах компетенции государственных органов, должностных лиц или в соответствии с правами граждан и организаций.
• Они порождают правовые последствия, то есть обладают обязательной силой.
• Для их верного оформления необходимо соблюдать правила: документы должны быть структурированными, содержать реквизиты, подпись и проч.
• Юридические документы могут иметь как бумажную, так и электронную формы. Например, подтверждением наличия акции служит электронное сообщение или запись, а чек — бумажный документ.
• Они предназначены для регулирования общественных, социальных коммуникаций и взаимодействий. К примеру, наличие подтверждающих документов о статусе инвалида избавляет от необходимости доказывать это при каждом обращении или использовании льгот.

Виды юридически значимых документов

Юридически значимые документы могут быть: нормативными, правоприменительными, фиксирующими юридические факты или доказательственными.

Нормативные документы. Представляют собой источники правовых норм, и это:

• Законы — основные нормативные документы, регулирующие ключевые общественные отношения.
• Подзаконные акты — принимаются на основе законов для их конкретизации, толкования или установления новых правил.
• Международные договоры — регулируют взаимодействие с иностранными государствами или международными организациями.
  Правоприменительные акты. Содержат сведения, касающиеся отдельных случаев и ситуаций. К ним относятся:
• Индивидуальные решения государственных и муниципальных органов, включая судебные постановления.
• Решения общественных организаций и отдельных лиц, если они носят юридическое обязательство. Например, решения комиссий по трудовым спорам.

Такие акты ориентированы на однократное применение и не содержат общих правовых норм.

Фиксирующие юридические факты. Данные документы отражают обстоятельства, имеющие правовое значение. В их число входят:

• Документы, фиксирующие правовой статус субъектов: паспорта, свидетельства о рождении и иное.
• Документы, фиксирующие факты, которые влияют на правовой режим объектов: например, документы на землю, банковские счета или сберкнижки.
• Документы, которые отражают волеизъявления субъектов права: договоры, доверенности, заявления и др.
• Документы, которые фиксируют события с юридическим значением. Например, акты об уничтожении имущества вследствие стихийных бедствий.

Доказательственные документы. Необходимы для подтверждения или опровержения фактов, имеющих юридический вес. В их число входят процессуальные документы (например, протоколы осмотра места происшествия, допросов, экспертных заключений), справки, ведомости, расписки и иные документы, используемые в ходе судебных разбирательств.

Простая подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись (ПЭП) не фиксирует неизменность документа, но позволяет доказать, что подпись была создана конкретным лицом.

Чаще всего простая подпись используется в системе внутреннего документооборота организации. Простой подписью подписывают договоры, акты, приказы. Также она применяется для авторизации в личных кабинетах на сайтах и в мобильных приложениях. Чтобы ПЭП имела юридическую силу, участникам необходимо оформить отдельное соглашение.

Такая подпись не подходит для документов, содержащих государственную тайну, а также для оформления налоговой отчетности, отправки заявлений при участии в государственных торгах и аукционах.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированную электронную подпись (ЭП) применяют для подписания различных документов, таких как приказ, служебная записка, отчёт, заявление, распоряжение, а также накладных поставщика и других подобных документов. Кроме того, её использование допускается в системе электронного документооборота.

В случае применения неквалифицированной электронной подписи в электронном документообороте (ЭДО) с контрагентами, между сторонами должно быть оформлено дополнительное соглашение.

Применять КЭП для взаимодействия с государственными органами, участия в электронных торгах и аукционах, а также подачи налоговой отчётности организация не может.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП приравнивается к собственноручной подписи. Получить такую подпись возможно только в Центре сертификации, аккредитованном в Минцифре. После подтверждения личности назначается и выдаётся усиленная квалифицированная электронная подпись на имя заявителя.

С помощью КЭП можно зарегистрировать права на недвижимость в Росреестре, подать документы в Федеральную налоговую службу (ФНС) или в суд, оформить кредит под залог недвижимости, подписать счета-фактуры и многие другие документы. У КЭП самый большой спектр возможностей.

Как оформить ЭП?

Вся подробная информация представлена здесь.

Этапы оформления электронной подписи:

• Выбор удостоверяющего центра. В числе ведущих центров — «Контур.Фокус», который предоставляет полный спектр услуг, начиная от консультаций и заканчивая инструкциями по установке ЭП.
• Подготовка документов. Перечень и порядок их подачи устанавливаются выбранным удостоверяющим центром. Обычно для юридических лиц необходимы ИНН, лист выписки ЕГРЮЛ с ОГРН, документ, подтверждающий полномочия представителя, а также паспорт и СНИЛС сотрудника, от имени которого оформляется подпись. ИП предоставляют аналогичный набор документов: ИНН, ОГРНИП, паспорт и СНИЛС владельца подписи. Если есть представитель (посредник), потребуется нотариальная доверенность на его имя.
• Подача документов и оплата. Цена услуги зависит от вида электронной подписи. Все оригиналы предоставляются лично сотруднику УЦ «Контур.Фокус», а также можно отправить сканы.
• Получение сертификата. Удостоверяющий центр создает ключи и записывает сертификат на сертифицированный носитель (например, USB-токен или смарт-карту), который передает владельцу.

Процесс оформления цифровой подписи занимает от одного часа до нескольких дней. Носитель можно забрать лично или заказать доставку.